ルール 13
重要シートで使いたい置換シミュレーション
事前に書式だけ置換して確認すれば絶対に間違えない

いきなり置換するのはリスクを伴う

重要なワークシートや、複数人が取り扱うワークシートでデータを置換するときは、特に慎重に操作する必要があります。前節のルールでも触れたとおり、［検索と置換］ダイアログボックスの［すべて置換］ボタンをクリックすると、あっという間に一括操作され、どこがどう変わったのかを把握するのは困難です。

ミスが許されないワークシートでは「置換のシミュレーション」を実行し、どこがどう書き換わるのかを事前確認することをルールとしましょう。さっそく方法を見ていきます。

以下のクライアント対応表には、ある企業の得意先と営業担当者の名前が入力されています。営業担当者のうち、大森さんが退職することになったため、新入社員の中川さんが、大森さんのクライアントを引き継ぐことになりました。

こうした引き継いだばかりの表を、いきなり操作してしまうことこそミスの原因です。操作としては「大森」を「中川」に書き換えるだけなのですが、扱いに慣れていないワークシートで一括置換をするのはためらわれます。

一括置換前の表

書式のみ置換すれば事前確認できる

そこで、一括置換する前に、置換結果のシミュレーションをします。範囲選択をして置換対象を限定するまでは、ルール12と同じです。

置換対象のセル範囲を選択した状態

［検索と置換］ダイアログボックスを表示し、［検索する文字列］と［置換後の文字列］に同じ文字列の入力をします。ここで［オプション］を表示し、［置換後の文字列］の書式を変更して文字の色を赤に設定しましょう。

書式が設定された［検索と置換］ダイアログボックス

こうして置換を実行したあと、文字が赤くなった箇所を確認します。その箇所が置換されるデータです。

書式を置換した状態の表

確認後に元に戻して文字列を置換する

書式を置換することで、本番の操作の前に、どこが置換されるのかをシミュレートできました。意図通りの箇所が置換されることを確認できたら、「元に戻す」操作をしたあと、本番の置換操作を実行してください。置換の件数が同一であれば、確認した箇所と同じセルが変更されています。

一括置換後の表

いきなりデータを置き換えるのはリスクを伴います。特に人が手入力しているワークシートでは、正確な操作を心がけてください。

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