活用する機能：チームを作成（グループまたはチームから）Microsoft 365 グループ

他のチームのチャネルを転用する

［チームを作成する］画面で［グループまたはチームから］をクリックすると、すでに利用しているチームのチャネル構成や設定をコピーした新たなチームを作成できます。

特に、人事部の新卒採用プロジェクトなど、年度ごとにチームを切り替えたいときに便利です。プロジェクトのプロセスに大きな変更がなければ、過去のプロジェクトのチャネル構成を流用して新しいチームにスムーズに移行できます。

なお、コピーできる項目は［チャネル］［タブ］［チームの設定］［アプリ］［メンバー］です。チャットでの会話や共有されているファイルなどはコピーできません。

［グループまたはチーム］→［チーム］を順にクリックすると、［どのチームを使用しますか？］と表示される。設定をコピーしたいチーム名をクリックすると、［最初から］チームを作成するときと同様に、チーム名やプライバシーを設定できる。❶［元のチームから含めたい対象を選択してください］から、コピーする項目を選択して❷［作成］をクリックすると、新しいチームが作成される。

チャットとメールを併用するメリット

［グループまたはチームから］では、既存のMicrosoft 365 グループに対してチームを作成することも可能です。例えば、Outlookで作成していたグループにチームを追加すると、同じメンバーでグループのメールとチームのチャットの両方を使った情報共有が実現できます。

Outlookのグループには、固有のメールアドレスが割り当てられています。このアドレスをメールの宛先やCCに入れて送信すると、グループのメンバーにメールが届くだけでなく、グループのメールボックスにもメールが追加されるので、メールを使った情報の集約に役立ちます。

Teamsのチームのチャットはメンバー間でのやりとりに便利な反面、メンバー以外のユーザーがチーム内のメンバーに対して情報共有する方法がありません。そのようなとき、チームと同じメンバーで構成されたOutlookのグループにメールを送信すれば、スムーズに情報を共有できます。

なお、グループメールは社外からのメールを受け取る設定に変更可能です。顧客別のグループとチームを作成すれば、顧客とのメールでのやりとりをグループのメールボックスに集約しながら、チームのチャットでその顧客に対する情報を共有することもできます。

以下の図は、チームのチャットとグループメールを利用したコミュニケーションを表したものです。チームのメンバーは、チーム内での会話はチャット、チーム外との会話はメールという形で使い分けることになります。

チャットとメールの使い分け

Outlookのグループを作成する

Outlookを開き、［ホーム］タブ→［新しいグループ］を順にクリックすると、グループの作成画面が表示される。グループ名とメールアドレスを入力して❶［作成］をクリックすると、［メンバーを追加］に切り替わる。

［ホーム］タブ→［グループ設定］を順にクリックすると、［グループの編集］を表示できる。❷［組織外のユーザーがグループにメール送信できるように許可します。］にチェックを付けると、社外からのメールもグループで共有できる。

グループにチームを追加する

このOutlookで作成したグループにTeamsのチームを追加すれば、グループメールとチャットやファイル共有を利用した情報共有を併用できます。チームにメンバーを後から追加すると、チームでのやりとりだけでなく、Outlookのグループにも追加されるので、それまでに共有されたメールも確認可能です。

［グループまたはチーム］→［Microsoft 365 グループ］の順にクリックすると、［どのMicrosoft 365 グループを使用しますか？］と表示される。❶Outlookで作成したグループを選択して❷［作成］をクリックすると、そのグループに対してチームを追加できる。

1つのグループに複数サービスを連携できる

Teamsからチームを作成したり、Outlookからグループ作成したりすると、裏側ではAzure Active Directoryに「Microsoft 365 グループ」が同時に作成され、集中管理されます。Microsoft 365 グループは、1つのグループに複数のサービスを紐づけて利用できる仕組みになっています。

Microsoft 365 グループに紐づくサービスには、下図で示したOutlookのグループやTeamsのチームのほか、Microsoft Plannerのプラン、SharePointのチームサイト、Yammerのコミュニティがあります。これらを新しく利用するときは、それを使いたいメンバーで構成されたMicrosoft 365 グループがすでに存在しないかを確認するのが鉄則です。この仕組みを理解していないと、1つのプロジェクトに対して同じメンバーで構成されたMicrosoft 365 グループが重複して作られ、メンバー管理の手間が増加する事態を招きます。

例えば、あるプロジェクトの情報共有にTeamsのチームを利用していて、新たにタスク管理用にPlannerのプランを作成するとします。このときにプランを新規作成すると、同じメンバーで構成されたMicrosoft 365 グループが2つできてしまいます。Teamsのチームに対してタブとしてプランを作成すれば、グループは1つで済むうえ、片方でメンバーを管理すればもう1つのサービスにも反映できます。

なお、複数のMicrosoft 365グループを統合する機能はありません。1つにまとめたい場合は、メンバーやファイルなどのコンテンツを手作業で移す必要があります。同じメンバーで複数のツールを柔軟に使い分けたいときは、既存のMicrosoft 365 グループに紐づけられないか検討しましょう。

Microsoft 365 グループで管理されるサービス

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