「表の貼り付け後にどうするか？」を考えよう
Excelで作成した表をWord文書に貼り付けることがありますよね。［Ctrl］＋［C］/［V］キーを押して、コピー＆ペーストすることが多いと思いますが、ほかの方法も覚えておくと便利です。
Excelの表をWord文書に貼り付ける方法は、［Ctrl］＋［C］/［V］キー以外にもあります。
例えば、Word文書に表を貼り付けたあと、元のExcelの表を更新して貼り付け直したり、表を見比べて修正したりしていませんか？ Excelの表を修正した場合、Wordに貼り付けた表にも自動的に反映されると便利ですよね。
表の貼り付け後に、元のExcelの表を更新して貼り付け直したり、表を見比べて修正したりしていませんか？
また、Word文書の限られたスペースに表を並べたいとこともあります。
Word文書の限られたスペースに表を並べたいこともありますよね。
このように、作成済みのExcelの表を有効利用したいシーンは多いと思います。本記事では、Excelの表をWord文書に貼り付けるテクニックをまとめて紹介します。
［貼り付けのオプション］で貼り付ける方法を選択できる
最初に［貼り付けのオプション］について整理しておきましょう。Excelの表をコピーしたあと、Wordの画面に切り替えて［ホーム］タブにある［貼り付け］の［▼］をクリックします。貼り付け先で右クリックして表示されるメニューにも同じオプションが表示されます。
Excelの表をコピーしたあと、Wordの画面に切り替えて［ホーム］タブにある［貼り付け］の［▼］をクリックしました。［貼り付けのオプション］を選択できる状態になっています。右クリックしたときにも同じオプションが表示されます。
［貼り付けのオプション］に表示されるアイコンは、左から順に以下のような意味があります。
- ［元の書式を保持］ ...... 元（Excel）の書式を保って貼り付けます。
- ［貼り付け先のスタイルを使用］ ...... 貼り付け先（Word）の書式を適用して貼り付けます。
- ［リンク（元の書式を保持）］ ...... 元（Excel）の書式を保ったまま、リンク貼り付けします。
- ［リンク（貼り付け先のスタイルを使用）］ ...... 貼り付け先（Word）の書式を適用して貼り付けします。
- ［図］ ...... 図（画像）として貼り付けます。
- ［テキストのみ保持］ ...... 書式なしの状態で、表の内容のみ貼り付けます。
［元の書式を保持］と［貼り付け先のスタイルを使用］の違いですが、「元」とはコピー元のExcelの表のこと、「貼り付け先」は貼り付け先のWord文書を指しています。これらを使い分けることでスムーズに作業できるように思えますが、実際には大差ありません。
なぜなら、フォントの種類やサイズのほか、列の幅や行の高さ、表全体の幅などは本文と独立して設定することが多く、コピー元のExcelの表やコピー先のWord文書の書式に揃えたところで、結局は再設定することがほとんどだからです。
［Ctrl］＋［V］キーを押して貼り付けた状態です。コピー元であるExcelの表の書式を引き継いで貼り付けられています。
［貼り付けのオプション］から［貼り付け先のスタイルを使用］で貼り付けた状態です。Word文書の書式が適用されていますが、表全体の幅や列の幅、行の高さなどを調整する必要があります。
Excelの修正と連動して更新する「リンク」
Excelの表を修正したとき、Word文書に貼り付けた表と見比べて細かく修正するのは手間ですよね。修正漏れもあるでしょう。自動的に更新されるように、［リンク（元の書式を保持）］もしくは［リンク（貼り付け先のスタイルを使用）］を使いましょう。特に大きな表をコピー＆ペーストするときに重宝します。
1リンクして貼り付ける
表をコピーして、表を貼り付けたい位置にカーソルを移動しておきます。［ホーム］タブにある［貼り付け］の［▼］をクリックします。アイコンの形だけでは判断しにくいので、マウスポインターを合わせたときに表示されるチップを参考にしてください。ここでは［リンク（元の書式を保持）］をクリックします。［リンク（貼り付け先のスタイルを使用）］でも構いません。
2リンクした表が貼り付けられた
元のExcelの表とリンクした状態で貼り付けられました。
3リンクを確認する
元のExcelの表を修正します。
Word文書に貼り付けた表の内容も更新されました。
データが更新されない場合は、表内の任意の箇所を右クリックして［リンク先の更新］を使いましょう。
表内の任意の箇所を右クリックして［リンク先の更新］を選択します。
なお、コピー元のExcelファイルを削除・移動、もしくは名前を変更してしまった場合は、Wordファイルを開いたときに以下のようなメッセージが表示されます。［はい］［いいえ］のいずれかをクリックしてメッセージを閉じてください。表を貼り付け直して、リンクし直しましょう。
元のExcelファイルを削除・移動、もしくは名前を変更してしまった場合は、Wordファイルを開いたときにメッセージが表示されます。［はい］［いいえ］のいずれかをクリックしてメッセージを閉じ、表を貼り付け直して、リンクし直してください。
自由なレイアウトで配置できる「図」
「図」は、コピー元の表を画像として貼り付ける方法です。任意の大きさと位置に貼り付けたいときに便利です。ただし、貼り付け後に表の内容を変更することはできません。
1画像として貼り付ける
表をコピーしておきます。［ホーム］タブにある［貼り付け］の［▼］をクリックして、［図］を選択します。
2表のサイズを調整する
画像として表が貼り付けられました。クリックするとハンドルが表示されることがわかります。
ハンドルをドラッグしてサイズを縮小しておきます。
3追加の表を挿入する
同様の操作で表を挿入します。Wordの画像の挿入方法が［行間］になっている場合は、画像を選択して［レイアウトオプション］-［前面］をクリックします。
サイズと位置を調整します。
Word上でデータを操作できる「Microsoft Excelワークシートオブジェクト」
Microsoft Excelワークシートオブジェクトは、Word上でExcelのデータを編集できるようにする機能です。挿入したダブルクリックすると、Excelの操作ができるようになります。元の表にない情報をまとめたいときなど、Excelの機能を使うメリットが大きい場合の利用をおすすめします。
1［形式を選択して貼り付け］ダイアログボックスを表示する
表をコピーしておきます。［ホーム］タブにある［貼り付け］の［▼］をクリックして、［形式を選択して貼り付け］を選択します。
2貼り付ける形式を選択する
［形式を選択して貼り付け］ダイアログボックスが表示されました。［Microsoft Excelワークシートオブジェクト］を選択して、［OK］をクリックします。
3Excelの機能を呼び出す
表が挿入されました。表をダブルクリックします。表内ならどこでも構いません。
表が編集できるようになり、Excelのリボンと数式バーが表示されます。
4数式を追加する
ここでは［値上率］列を追加して、数式を入力しました。
セルの書式を整えたり、オートフィルで数式をコピーしたりできます。外側の枠がWord文書に表示される表のサイズになります。
5表を編集できた
表の外側をクリックすると、Wordの画面に戻ります。
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