Excelの標準機能でPDFファイルに変換可能

Excelで作成した表を取引先に送付する場合など、内容を編集できないようにPDFファイルとして保存したいことがありますよね。別途アプリを用意する必要はなく、Excelに搭載された機能を利用するだけです。

ExcelファイルをPDFファイルとして、すばやく保存する方法を知っていますか？

普段から利用しているかもしれませんが、いつもの操作が正解でしょうか？ 実は、ExcelファイルをPDFファイルとして保存するには複数の方法があります。

メニューを何度もクリックしているなら改善の余地があるといえます。本記事で紹介する3つの方法を参考に、すばやく変換する方法を覚えておきましょう。

［F12］キーを押してPDF形式で保存する

最もおすすめなのは［名前を付けて保存］ダイアログボックスを呼び出して、PDF形式のファイルとして保存する方法です。［ファイル］タブから［名前を付けて保存］といった操作は不要。［F12］キーを押して呼び出しましょう。

また、［ファイルの種類］から［PDF(*.pdf)］を選択するときのテクニックもあります。プルダウンメニューを表示して、「PDF」の頭文字である［P］キーを押すと、すばやく［PDF(*.pdf)］の項目を選択可能です。

1［名前を付けて保存］ダイアログボックスを呼び出す

ファイルを開いた状態で［F12］キーを押します。どのタブを開いていても構いません。

2ファイル形式を選択する

［名前を付けて保存］ダイアログボックスが表示されました。［ファイルの種類］をクリックしてプルダウンメニューを表示します。続けて［P］キーを押します。

［PDF(*.pdf)］が選択されました。［Enter］キーを押します。

3PDFファイルとして保存する

［ファイルの種類］が［PDF(*.pdf)］に切り替わりました。［保存］をクリックすれば、PDFファイルとして保存されます。

印刷プレビュー画面から変換する

［Ctrl］＋［P］キーを押して印刷プレビューを表示し、プリンターに「Microsoft Print to PDF」を選択する方法もあります。正しく出力できるかを確認したうえで、PDFに変換したい場合はおすすめです。

［Ctrl］＋［P］キーを押して印刷プレビューを表示します。プリンターとして「Microsoft Print to PDF」を選択して［印刷］をクリックします。

エクスポートの機能を利用する

［ファイル］タブにある［エクスポート］のメニューは、PDFへの変換機能がExcelに搭載された当初に用意されました。［PDFまたはXPS形式で発行］ダイアログボックスを呼び出して、ファイルをPDF形式、またはXPS形式で保存することができます。

XPS形式はMicrosoftの定めた規格です。Acrobat Readerなどのアプリは不要で、Microsoft Edgeで開くことが可能です。

しかし、PDFファイルとして保存することが目的ならおすすめしません。［ファイル］-［エクスポート］-［PDF/XPSドキュメントの作成］-［PDF/XPSの作成］と何度もクリックするのは手間がかかります。

［ファイル］タブから［エクスポート］-［PDF/XPSドキュメントの作成］-［PDF/XPSの作成］とクリックすると、［PDFまたはXPS形式で発行］ダイアログボックスが表示されます。

以上、ExcelファイルをPDF形式で保存する3つの方法を紹介しました。最もおすすめなのは、最初に紹介した「［F12］キーを押してPDF形式で保存する」方法です。PDF形式にしたい場合だけでなく、単純に［名前を付けて保存］したい場合や、保存先のフォルダーを指定したい場合にも便利なので、ぜひ覚えておいてください。

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