Excelの標準機能でPDFファイルに変換可能

Excelで作成した表を取引先に送付する場合など、内容を編集できないようにPDFファイルとして保存したいことがありますよね。別途アプリを用意する必要はなく、Excelに搭載された機能を利用するだけです。

ExcelファイルをPDFファイルとして保存する方法

ExcelファイルをPDFファイルとして、すばやく保存する方法を知っていますか?

普段から利用しているかもしれませんが、いつもの操作が正解でしょうか? 実は、ExcelファイルをPDFファイルとして保存するには複数の方法があります

メニューを何度もクリックしているなら改善の余地があるといえます。本記事で紹介する3つの方法を参考に、すばやく変換する方法を覚えておきましょう。

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※BGMが流れます。音量にご注意ください。

[F12]キーを押してPDF形式で保存する

最もおすすめなのは[名前を付けて保存]ダイアログボックスを呼び出して、PDF形式のファイルとして保存する方法です。[ファイル]タブから[名前を付けて保存]といった操作は不要。[F12]キーを押して呼び出しましょう。

また、[ファイルの種類]から[PDF(*.pdf)]を選択するときのテクニックもあります。プルダウンメニューを表示して、「PDF」の頭文字である[P]キーを押すと、すばやく[PDF(*.pdf)]の項目を選択可能です。

1[名前を付けて保存]ダイアログボックスを呼び出す

ExcelファイルをPDFファイルとして保存する方法

ファイルを開いた状態で[F12]キーを押します。どのタブを開いていても構いません。

2ファイル形式を選択する

ExcelファイルをPDFファイルとして保存する方法

[名前を付けて保存]ダイアログボックスが表示されました。[ファイルの種類]をクリックしてプルダウンメニューを表示します。続けて[P]キーを押します。

ExcelファイルをPDFファイルとして保存する方法

[PDF(*.pdf)]が選択されました。[Enter]キーを押します。

3PDFファイルとして保存する

ExcelファイルをPDFファイルとして保存する方法

[ファイルの種類]が[PDF(*.pdf)]に切り替わりました。[保存]をクリックすれば、PDFファイルとして保存されます。

印刷プレビュー画面から変換する

[Ctrl]+[P]キーを押して印刷プレビューを表示し、プリンターに「Microsoft Print to PDF」を選択する方法もあります。正しく出力できるかを確認したうえで、PDFに変換したい場合はおすすめです。

ExcelファイルをPDFファイルとして保存する方法

[Ctrl]+[P]キーを押して印刷プレビューを表示します。プリンターとして「Microsoft Print to PDF」を選択して[印刷]をクリックします。

エクスポートの機能を利用する

[ファイル]タブにある[エクスポート]のメニューは、PDFへの変換機能がExcelに搭載された当初に用意されました。[PDFまたはXPS形式で発行]ダイアログボックスを呼び出して、ファイルをPDF形式、またはXPS形式で保存することができます。

XPS形式はMicrosoftの定めた規格です。Acrobat Readerなどのアプリは不要で、Microsoft Edgeで開くことが可能です。

しかし、PDFファイルとして保存することが目的ならおすすめしません。[ファイル]-[エクスポート]-[PDF/XPSドキュメントの作成]-[PDF/XPSの作成]と何度もクリックするのは手間がかかります。

ExcelファイルをPDFファイルとして保存する方法

[ファイル]タブから[エクスポート]-[PDF/XPSドキュメントの作成]-[PDF/XPSの作成]とクリックすると、[PDFまたはXPS形式で発行]ダイアログボックスが表示されます。

以上、ExcelファイルをPDF形式で保存する3つの方法を紹介しました。最もおすすめなのは、最初に紹介した「[F12]キーを押してPDF形式で保存する」方法です。PDF形式にしたい場合だけでなく、単純に[名前を付けて保存]したい場合や、保存先のフォルダーを指定したい場合にも便利なので、ぜひ覚えておいてください。

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