基本的な操作に慣れてきたら、いよいよ実務で利用できそうなフローを作成してみましょう。どんなフローを作成するかはアイデア勝負です。作成するフローに悩んだ場合は、数多くあるテンプレートを眺めてみましょう。アイデアのヒントを与えてくれます。

テンプレートは活用のヒント

Power Automateでどんなフローを作れるのかを知るには、どんなテンプレートがあるかを見てみるのがおすすめです。Power Automateの左側のメニューから［テンプレート］を開いてみましょう。ここには、Microsoftや世界中のユーザーが集う「Power Automateコミュニティ」が作成したテンプレートが一覧で表示されています。テンプレートを基にフローを作成することもできますが、数がとても多いためすべてを試すのは大変です。まずは名前を見ながら、「こんなこともできるんだ！」と今後のフロー作成のヒントにしてみてはどうでしょうか。

テンプレートからフローを作成する

テンプレートを基にフローを作成する方法も見ていきましょう。実際に業務で利用するほか、作成したフローを見て作り方を学ぶこともできます。

今回は、私のまわりでも利用者の多い［Office 365のメール添付ファイルを指定したOneDrive for Businessフォルダーに保存する］テンプレートを利用してみます。このテンプレートのフローを利用することで、特定のシステムから定期的に送られてくるメールの添付ファイルを、OneDrive for Businessのフォルダーに自動的に保存しておくことができます。

ここからの例では、給与管理システムから毎月メールで給与明細書のPDFファイルが届くことを仮定し、添付されるファイルを自身のOneDrive for Businessの［給与明細］フォルダーに保存してみます。

テンプレートを探してクリックすると、このフローの実行に必要な接続の確認画面が表示されます。問題なければ［続行］をクリックして先に進みます。すると、すぐにテンプレートを基にしたフローが作成されます。

一度テスト実行をしてみましょう。手動でテストを開始したあとで、Outlookを開き自身のメールアドレス宛に添付ファイル付きのメールを送ります。このとき、テスト実行をしたフローの編集画面は開いたままにしてください。メールが届きフローが実行されると、編集画面のウィンドウで実行結果を確認できます。フローの実行が成功していれば、OneDrive for Businessの指定したフォルダーに新しくファイルが追加されます。

フローをテスト実行する

特定のアドレスからのメールのみファイルを保存する

このままでは、自身に受信トレイに届いたすべての添付ファイルがOneDrive for Businessに保存されるため、トリガーの設定を行い、特定のメールのみでしかフローが実行されないように変更します。このトリガーでは、 ［差出人］や［件名フィルター］を利用し、トリガーの発生条件を限定することができます。特定のシステムから送信されてくるメールのような場合には、いつも同じメールアドレスの差出人から送られてくるはずなので、［差出人］にはそのメールアドレスを指定しましょう。［差出人］に指定したメールアドレスからメールが届いたときにだけフローが実行されるようになります。

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