SharePointでファイルを共有するとき、毎回サイトを開きアップロードするのは手間も時間も掛かります。アップロード先が決まっているのであれば、フローで自動化してみましょう。OneDriveコネクタを利用し、ファイルをPDFに変換する方法も紹介します。

PDFへの変換やファイルのアップロードの手間を減らす

作成したファイルのPDFへの変換と、SharePointへのアップロードの作業を自動化するフローを作成します。例えば、ある部署では、担当者が業務の手順書をPowerPointで作成し、できあがった手順書をPDFに変換した上で社内ポータルにある手順書ライブラリにアップロードし、社内に公開していたとします。この場合、新しく作成したり修正したりする度にPowerPointで資料を開き、PDFで保存し直してから、ファイルをアップロードする必要があります。今回のフローではこのような手間を削減できます。なお、このフローを作成するには、SharePointサイトが必要です。あらかじめサイトを作成し、ドキュメントライブラリをサイト内に作成しておきましょう。

選択したファイルに対して動作させるトリガーを利用

［OneDrive for Business］コネクタの［選択したファイルの場合］トリガーを利用し、フローを作りはじめましょう。このトリガーを利用すると、自身のOneDrive for Businessをブラウザーで開いて選択したファイルに対し、フローを手動で実行できます。

［選択したファイルの場合］トリガーの設定では、実行時の入力を追加することができます。ここでは、ファイルをSharePointに保存するときの「ファイル名」を入力できるようにしましょう。そのためには、［入力の追加］から［テキスト］を選択し、値の名前を「変換後のファイル名」と変更しておきましょう。

また、作成したフローの名前は「ファイルをPDFに変換してSharePointに保存」としておきます。

ファイルをPDFに変換する

［OneDrive for Business］コネクタは、ファイルの形式を変換できる［パスを使用したファイルの変換（プレビュー）］アクションが利用できます。このアクションを利用することで、今回のようにファイルをPDFに変換するなどの処理を実現できます。

［ターゲットの種類］は変換後のファイルの形式を選択する項目で、［ファイル パス］には変換前のファイルを開くためのパスを指定します。ここでは、［選択したファイルの場合］トリガーの出力として、［filePath］が動的なコンテンツに含まれているので、それを指定しましょう。

このアクションはファイルを変換するだけで、変換後のファイルをどこにも保存しません。そのため、ファイルを保存する処理を追加する必要があります。

［パスを使用したファイルの変換（プレビュー）］アクション

❶ 動的なコンテンツから［filePath］を選択
❷ ［PDF］を選択

SharePointにファイルを保存する

［パスを使用したファイルの変換（プレビュー）］アクションによってPDFに変換されたデータを、ファイルとしてSharePointのライブラリに保存します。ファイルの保存には、［SharePoint］コネクタの［ファイルの作成］アクションが利用できます。主な設定項目は以下の表の通りです。

［ファイルの作成］の主な設定項目

設定項目	設定内容
サイトのアドレス	ファイルを作成するサイトを選択する。目的のサイトがドロップダウンの一覧に見当たらない場合は、［カスタム項目の追加］をクリックすることで、直接サイトのURLを入力することもできる
フォルダーのパス	ファイルを作成するフォルダーを選択する。設定入力欄の右側にあるをクリックして保存先を選べる
ファイル名	保存するファイルの名前を設定する
ファイルコンテンツ	ファイルの中身を示すデータを指定する

アクションを追加したら、［サイトのアドレス］に変換後のPDFファイルを保存したいサイトを選択します。ここではあらかじめ用意しておいた「情報共有サイト」の「共有ライブラリ」を指定します。［フォルダーのパス］を設定するときに、フォルダー名の候補が並んで表示されますが、どれを選ぶべきか少し戸惑ってしまうかもしれません。選択すべき値はどれであるかを調べるときには、保存先のSharePointライブラリのURLを確認しましょう。SharePointのURLは、次のような構成になっています。このライブラリを示す文字列が、設定の選択肢に表示されています。

残りの設定には、これまでのトリガーやアクションから出力される値が利用できます。［ファイル名］には、［選択したファイルの場合］トリガーで設定した［変換後のファイル名］の値を指定します。このとき、ファイルであることを示す拡張子の「.pdf」をファイル名のあとに追加しておきます。［ファイル コンテンツ］には、［パスを使用したファイルの変換（プレビュー）］アクションの出力にある［ファイルコンテンツ］をそのまま指定します。ここで指定した［ファイルコンテンツ］は、変換後のPDFファイルデータです。

［ファイルの作成］のアクション

❶ 変換後のファイルを保存するサイトを選択
❷ ［ピッカーの表示］をクリックしてファイルの保存先を指定。SharePointのフォルダー名の調べ方は　 前のページを参照
❸ ［選択したファイルの場合］トリガーの動的なコンテンツから［変換後のファイル名］を選択し、「.pdf」と入力
❹ ［パスを使用したファイルの変換（プレビュー）］アクションの動的なコンテンツから［ファイルコンテ　ンツ］を選択

OneDrive for Businessからフローを実行

作成したフローをテスト実行してみましょう。今回使用している［選択したファイルの場合］トリガーは、初回のテスト実行はPower Automateの画面から行うことができません。ブラウザーでOneDrive for Businessを開き、PDFに変換して保存したいファイルを選択したのち、［自動化］から作成したフローを選択して実行します。フローが正しく実行されれば、指定したSharePointのライブラリにPDFファイルが新しく保存されているはずです。このテストの実行結果は、フローの実行履歴でも確認できます。

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