グラフや表の挿入
説得力のあるスライドを作成しよう
グラフや表の利用
プレゼンテーションの最終的な目的は、相手を説得することです。「この企画を採用したい」とか「この商品を購入したい」と思わせるためには、収集した情報を正しく伝える工夫が必要です。数値を視覚的に見せるグラフや情報を整理した表を使えば、相手に分かりやすい見せ方ができ、結果的に正しい理解へとつながります。
数値データの効果的な活用
数値の情報を分かりやすく見せるには、グラフや表を使います。細かい数値よりも数値の大きさや増減などの「全体的な傾向を見せたいときはグラフ」、「数値を正確に伝えたいときは表」というように、目的に合わせて使い分けましょう。
グラフで表すデータ
グラフは、数値の全体的な傾向を視覚的に見せるものです。構成比や伸び率、推移などの傾向を伝えたいときはグラフを使います。
表で表すデータ
表は数値や文字の情報を線で区切って整理して見せるものです。正確な情報を整理して伝えたいときは表を使います。
HINTデータを整理してから使う
表やグラフの基になるデータがたくさんあるからといって、それらがすべて必要とは限りません。大量のデータを提示すると、本当に伝えたい内容が分かりにくくなってしまうことがあるからです。例えば10年間の数値の動きを見せたいのであれば、ポイントとなる年代だけをピックアップしたり、2年置きの推移を見せるなど、表やグラフを作る前にデータを整理しておく必要があります。
HINT表やグラフも分かりやすさが第一
数値や文字の情報を表やグラフにまとめただけで安心してはいけません。情報が多すぎないか、文字が大きくなっていて見やすい色に設定されているか、グラフの種類は適切かなど、聞き手にとって分かりやすい内容になっているかどうかをチェックし、ひと手間かける配慮が必要です。
Point分かりにくい情報を分かりやすく見せる
聞き手を説得するためには、原因や状況、予測の裏付けとなる具体的なデータが求められます。こういったデータはどうしても細かい数値の羅列になりがちですが、そのまま提示しても聞き手に理解してもらうのは難しいでしょう。このようなときは、文字や数値を表にまとめて整理し、聞き手が理解しやすいように加工する必要があります。また、数値の大きさや推移などを伝えるためには、数値の傾向を分かりやすく見せるグラフを使うべきです。常に聞き手の立場に立って、分かりやすい資料を作成するように心掛けましょう。
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