Accessにデータを入力する方法は？
Accessのデータベースにデータを入力するには、次の3つの方法があります。
1つ目は、Accessのデータベースに直接データを入力する方法です。Accessではデータを表（テーブル）形式で管理しています。そのため、Excelの表に入力するのと同じ感覚でデータを入力できます。
2つ目は、「フォーム」と呼ばれる入力用の画面をデザインし、それを使って入力する方法です。Accessには、郵便番号で7桁の数字を入れれば「000-0000」に自動的に形式を整える機能や、郵便番号から住所を自動入力する機能など、入力を支援する多くの機能があり、これらを見やすく配置することで入力の効率を上げることができ、他の人にデータの入力を依頼することも容易になります。
3つ目は、他のソフトで作成された既存のデータを取り込む「インポート」です。例えば、Excelで管理していたデータはAccessのデータベースへ簡単に取り込めます。最初から入力し直す必要がないため、Accessへの移行がスムーズに行えます。
Accessのデータはどのように使える？
Accessは、入力したデータを活用する機能も豊富です。データの並べ替え機能や抽出機能、集計機能などにより、大量のデータから必要な情報を必要な形で取り出し、そのデータを基に「レポート」として見栄えのいい帳票を作成し、印刷する機能も用意されています。
例えば、商品の表を五十音順やカテゴリー別に並べ替えて別々の商品カタログを作成したりもできます。
リレーショナルデータベースの特徴を生かして、売り上げ、顧客、商品関連の表（テーブル）を組み合わせてデータを取り出し、請求書や納品書などの印刷物を作成することもできます。
集計機能を使えば月別や商品別の売上集計など、必要な形にデータを集計することも簡単です。さらに、商品別かつ支店別の売上集計のよう な二次元集計もできます。
これらの機能を使えば、営業活動、販売促進などビジネスの場面ですぐに役立つ情報をすばやく得ることでき、時間のかかっていた作業の効率が大幅にアップすることでしょう。
