【エクセル時短】「重複データ」に対処する2つの賢い方法。削除機能とCOUNTIF関数を使い分ける！

Excelで作成した会員リストや在庫表に重複したデータが含まれていると、深刻なミスにつながることがあります。「重複データ」を一括削除、またはチェックして見つけ出すテクニックで対処しましょう。

【エクセル時短】は「少しでも早く仕事を終わらせたい！」というビジネスパーソンのみなさんに、Excelの作業効率をアップするワザをお届けする連載です。毎週木曜日更新。
過去の記事一覧はこちら【エクセル時短まとめ】

Excelの表内に含まれる「重複データ」の確認。よくある作業の1つですよね。

データが数件であれば検索や並べ替えでも事足りますが、数十件、数百件となると、かなりの手間がかかります。重複が原因でデータの整合性がとれなくなってしまうこともあるので、しっかり取り除いておきたいものです。

【エクセル時短】第12回では、重複データへの対処で役立つ2つのテクニック

を紹介します。

［重複の削除］機能で重複データを削除する

Excelの［データ］タブにある［重複の削除］は、その名の通り、重複データを削除する機能です。1つの列だけでなく、複数の列に含まれるデータを組み合わせて重複を判断できるのが特徴です。重複しているデータはすぐに削除されます。

以下の例では、氏名、性別、居住地、年齢を組み合わせて、重複しているデータを削除します。

表全体を選択し、［データ］タブの［重複の削除］ボタンをクリックします。

［重複の削除］ダイアログボックスが表示されました。ここでは［氏名］［フリガナ］［性別］［居住地］［年齢］の列に含まれるデータを組み合わせたとき、重複するデータを削除します。組み合わせたい列名にチェックマークを付け、［OK］をクリックします。

重複データを削除するメッセージが表示されました。重複データの数と、一意の値（重複しておらず残ったデータ）の数が表示されます。［OK］をクリックすると重複データが削除されます。

重複データをチェックしたいけど、すぐに削除したくない場合は、「COUNTIF」（カウントイフ）関数とIF（イフ）関数を組み合わせて重複データを見つけ出しましょう。

COUNTIF関数は、指定した条件に一致するデータを数える関数です。

COUNTIF（範囲, 検索条件）

1つ目の引数［範囲］に検索対象のセル範囲対象を指定し、2つ目の［検索条件］に条件を指定します。

最初に、［氏名］列に重複データが含まれているかをチェックしてみます。

セルH3に「=IF(COUNTIF($B$3:B3,B3)>1,"重複","")」と入力します。セルH42までドラッグしてコピーすると、重複データをチェックできます。

セルH3に入力した数式のうち「COUNTIF($B$3:B3,B3)」は、セル範囲（$B$3:B3）に、セルB3に一致するデータがあれば数えるという意味です。

このCOUNTIF関数をIF関数の条件にし、1より大きければ「重複」と表示、そうでなければ何も表示しない、という結果になります。

そして、この数式を下方向へドラッグすれば、
「=IF(COUNTIF($B$3:B4,B4)>1,"重複","")」
「=IF(COUNTIF($B$3:B5,B5)>1,"重複","")」
......とセル参照が変化していき、重複データをチェックできるという仕組みです。

ただ、このままでは［氏名］列のみのチェックなので、今度は［氏名］［フリガナ］［性別］［居住地］［年齢］の列に含まれるデータを組み合わせた場合に、重複しているデータがあるかをチェックしてみます。

セルG4に「=B3&C3&D3&E3&F3」と入力します。「&」は文字列を連結する演算子で、セルB3、C3、D3、E3、F3をつなげるという意味になります。セルG42までドラッグしてコピーしておきます。

セルH3に入力した「=IF(COUNTIF($B$3:B3,B3)>1,"重複","")」の数式を「=IF(COUNTIF($G$3:G3,G3)>1,"重複","")」と修正します。B列〜F列を連結した結果が入力されているG列を対象に、重複データをチェックできるようにした形です。

セルH3の数式をドラッグして、セルH42までコピーします。［氏名］［フリガナ］［性別］［居住地］［年齢］の列に含まれるデータを組み合わせて、重複データをチェックできました。

この例では［氏名］［フリガナ］［性別］［居住地］［年齢］の列に含まれるデータを組み合わせて重複データをチェックしたかったので、B列〜F列を連結した結果をG列で求めたうえで、COUNTIF関数のセル参照をG列にしています。少々粗い手法ですが、チェックには有用です。

重複データを削除したいときは［重複の削除］機能、チェックだけしたいときはCOUNTIF関数。賢く使い分けて活用してください。