縦や横に長くなったExcelの表のうち、あまり必要のない行や列を隠しておきたい。そんなとき、とりあえず「非表示」にしていませんか？

非表示はExcelの基本として広く知られていますし、削除できない行や列を残しておくために有効です。ただ、実はあまり、おすすめできる機能ではないのです。

では、どうすれば？ 【エクセル時短】第37回では、非表示とあわせて知っておきたい「グループ化」の機能と、それぞれの違いについて解説します。

非表示には2つのデメリットがある

最初に、どうして非表示がおすすめできないのかを説明しましょう。デメリットは大きく分けて2つあります。

1つは「表のどの部分が非表示になっているのかがわかりにくい」こと。行や列の番号を注意深く見ないと、隠れた部分があることに気づけません。

この例では4〜8行目を非表示にしています。矢印で示した部分に注目し、行番号が飛んでいることに気づかない限り、非表示の行があることがわかりません。また、セルN20の合計値が本当に正しいのか、判断に迷います（この例では「=SUBTOTAL(9,N4:N19)」と入力してあるため、非表示の行の値を含めて合計されています）。

もう1つは「再表示する操作に手間がかかる」なこと。先ほどの例で非表示になっていた行を見たいとき、以下の操作が必要になります。非表示の行や列が何か所もあると面倒です。

①非表示の行を含む行（ここでは3〜9行目）をドラッグして選択し、②選択範囲を右クリックし、③［再表示］をクリックする。再表示のために3回のマウス操作が必要です。

グループ化なら隠れている部分が明確に

こうした非表示のデメリットをカバーできるのが「グループ化」です。さっそく使い方を見ていきましょう。

1行をグループ化する

①非表示にしたい行や列を選択し、［データ］タブにある②［アウトライン］→③［グループ化］をクリックします。

2グループ化した行を非表示にする

行がグループ化され、ワークシートの左側にボタンが表示されます。［−］をクリックすると、行を非表示にできます。

3グループ化した行を非表示にできた

ボタンの形が［-］から［+］に変わり、グループ化した行を非表示にできました。［+］があることで、ここに非表示の行があるとすぐにわかります。また、［+］を1クリックするだけで、非表示になっている行を再表示できます。

4列をグループ化する

同様の操作で、列もグループ化できます。列の場合はワークシートの上部にボタンが表示され、［-］をクリックすれば非表示にできます。

［-］と［+］のアイコンを見て、「こういうExcelファイル、受け取ったことがある！」と思った人もいるかもしれませんね。行や列を非表示にするから「非表示」の機能、と覚えてしまうのも無理はないのですが、多くのExcel中級者は、非表示にするなら「グループ化」を活用しているものです。

グループ化の注意点としては、連続する行や列をグループ化すると1つのグループに追加されていく点が挙げられます、複数のグループを作成したい場合は、グループの区切りとなる小計行（列）、もしくは見出し行（列）を用意しておきましょう。空白の行や列でもかまいません。

特定の行や列を一時的に非表示にしたいときに重宝する「グループ化」。「非表示」ばかり使っていたという人は、ぜひ試してみてください。