いったん入力した数式を修正することって、よくありますよね。

関数の単純なスペルミスもありますが、特に多いのはセル参照の修正ではないでしょうか？ 数式をコピーすると自動的に参照するセルが変わりますが、それが意図どおりではない場合、手動で修正する必要があります。

そして、セル参照の修正で欠かせない知識が「相対参照」と「絶対参照」。【エクセル時短】第44回では、絶対参照と相対参照のおさらいと、数式を正確かつ高速に修正するためのショートカットを紹介します。

そもそも絶対参照っていつ使うの？

例えば、セルA1からA3の値をSUM関数で合計するには

=SUM(A1:A3)

という数式を入力します。このときのセル参照「A1:A3」は、相対参照です。見慣れた方式ですね。

これを絶対参照にすると、下の数式になります。

=SUM($A$1:$A$3)

セル参照に「$」を追加して「$A$1:$A$3」となっています。絶対参照はセル参照を固定できる方式で、数式をコピーすると違いがわかります。以下の例で見てみましょう。

1相対参照で数式を入力する

ここでは見積書の金額を求める数式を入力します。セルE14に「=C14*D14」と入力して数式をコピーします。

2割引後の金額を求める数式を入力する

E列で正しい結果が得られました。続けて、割引額を求める数式をF列に入力します。あらかじめセルF12には割引率の15%が入力してあるので、セルF14に「=E14-E14*F12」と入力します。先ほどと同じように下にドラッグすると......

3正しく参照できなかった

正しくセル参照できませんでした。セルF14の数式「=E14-E14*F12」をコピーした結果、セルF15には「=E15-E15*F13」、セルF16には「=E16-E16*F14」......と、セル参照がずれたからです。

4数式のセル参照を絶対参照に修正する

割引率の入力されたセルF12へのセル参照は固定しておきたいので、セルF14の数式を「=E14-E14*$F$12」と修正します。

5絶対参照で入力した数式をコピーする

正しく結果が求められました。セルF15には「=E15-E15*$F$12」、セルF16には「=E16-E16*$F$12」......とコピーされています。

ここでは参照する行と列の両方を固定しましたが、行だけ、もしくは列だけを固定することもできます。縦方向にコピーしたいなら行番号のみ（F$12）、横方向にコピーしたいなら列番号のみ（$F12）に「$」を付けます。

上記の例では縦方向のみにコピーしているので、「=E14-E14*F$12」としても結果は同じです。このように相対参照と絶対参照を組み合わせた方式は「複合参照」と呼びます。

参照方式はワンタッチで切り替えられる

「=E14-E14*F12」を絶対参照に修正するには、ショートカットキーを使うのがおすすめです。［F2］キーを押してセルを編集状態にし、参照方式を変更したいセル参照にカーソルを移動して［F4］キーを押しましょう。

［F4］キーを押すごとに、以下のように参照方式が切り替わります。いちいち「$」を入力しなくていいので、速くて正確です！

［F4］キーを押す前は「F12」（相対参照）になっています。

［F4］キーを1回押すと「$F$12」（絶対参照）になります。

［F4］キーを2回押すと「F$12」（列のみ絶対参照）になり......

［F4］キーを3回押すと「$F12」（行のみ絶対参照）になります。4回押すと相対参照に戻ります。

セル内が見にくいときは数式バーで修正

数式を修正するときのコツは、もう1つあります。［F2］キーを押すとセルが編集状態になりますが、セルに塗りが設定されていると、数式が見にくくなったりしますよね。

そんなときは数式バーで編集すると快適ですが、数式バーをクリックするのは面倒......いえいえ、クリックしなくても［Ctrl］＋［A］キーを押せばOKです！

セルを編集状態にしましたが、背景色がオレンジでちょっと見にくいです。ここで［Ctrl］＋［A］キーを押すと......

数式バーにカーソルが移動し、見やすい状態で修正できます。なお、空のセルで同じ操作をすると「=」が入力されます。

いかがでしたか？ ここで紹介した2つのショートカットを活用すれば、正確かつ高速に、数式の参照方式を切り替えられることがわかったと思います。実務でもスマートに使いこなしてくださいね。