決められた用紙サイズに合わせて、Excelで作成した文書を見栄え良く印刷するのは、簡単なようで難しい作業ですよね。

中途半端に行や列があふれたので1ページに収めたら、今度は文字が小さくなって読めない...なんてことがよく起こります。毎日のように行う作業なので、確認すべきステップを絞って、時短に結びつけたいところです。

【エクセル時短】第52回では、Excel文書の印刷ミスを減らす3ステップを紹介します！

STEP 1
プリンターの種類と印刷設定を確認する

同じA4用紙でも、プリンターによって印刷可能範囲は変わります。最初のステップで、印刷するプリンターと用紙サイズ、余白、拡大縮小オプションを確認しましょう。複数のページが必要な表では、拡大縮小オプションを［拡大縮小なし］にしておくことがポイントです。

STEP 2
印刷範囲を調整する

続いて、「1ページ」「2ページ」...のように透かしが入った状態で印刷枚数を確認できる改ページプレビューを表示します。青の点線を上下左右にドラッグし、印刷範囲を整えます。

STEP 3
［拡大縮小印刷］の設定を確認する

最後に、［ページ設定］ダイアログボックスの［拡大縮小印刷］の項目で、印刷倍率が極端に下がっていないかどうかを確認します。

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以上の3ステップに沿って、実際の操作手順を見てみましょう。

1プリンター、用紙サイズ、余白を確認する

［Ctrl］＋［P］キーを押して、印刷画面を呼び出します。まず、［プリンター］でプリンターの種類を選択、続けて用紙サイズ、余白を設定します。ここではA4用紙で標準の余白を選択しています。拡大縮小オプションは［拡大縮小なし］です。ここまでがステップ1になります。

2改ページプレビューで横方向の印刷範囲を設定する

印刷画面を閉じ、［表示］タブにある［改ページプレビュー］ボタンをクリックします。実線は印刷範囲、点線はページの区切りを表します。まず、点線を右方向へドラッグして印刷範囲の幅を調整します。

3改ページプレビューで縦方向の印刷範囲を設定する

印刷範囲の幅が調整でき、縦の点線が消えました。今度は横の点線をドラッグし、縦方向の印刷範囲を調整します。「3ページ」となっている最後の3行は、前のページに入れてしまいたいですよね？

こうした場合は「1ページ」と「2ページ」の境にある点線を下方向へドラッグします。

4印刷範囲を設定できた

横の点線も消えました。1ページ目の印刷範囲を広げたことにより、縦方向の印刷範囲が調整できたからです。これで2ページにきれいに収まったはず。ここまでがステップ2です。

5［拡大縮小印刷］の設定を確認する

再び［Ctrl］＋［P］キーを押して印刷画面を呼び出し、画面下部の［ページ設定］をクリックすると、［ページ設定］ダイアログボックスを表示できます。［ページ］タブの［拡大/縮小］の項目にパーセンテージ（84%）が表示されています。フォントサイズにもよりますが、70%前後を目安にしておけば、文字が小さすぎることもないと思います。ステップ3も完了し、あとは印刷するだけです！

いかがでしたか？ 印刷の操作手順を振り返ると、見るべき点は3つ絞れることがわかったと思います。時間だけでなく、何度も印刷ミスをして用紙を無駄にするトラブルもスマートに回避してくださいね。