Excelで新しく作成したファイルを保存するとき、無意識に［名前を付けて保存］ダイアログボックスを開いていませんか？ 例えば、以下のような操作です。

新規ファイルを作成したあと、［ファイル］タブをクリックして［名前を付けて保存］を選択（または［Ctrl］＋［S］キーを押す）。そして［参照］をクリックして...

［名前を付けて保存］ダイアログボックスの左側で保存場所を探します。これがけっこう、時間がかかります。

しかし、Excelで作成したファイルの保存場所は、だいたい決まっているのではないでしょうか？ 同じ操作を繰り返さなくて済むようにすれば、確実に時短できるはずです。

【エクセル時短】第62回では、Excelファイルを保存するときによく使うフォルダーを、既定の保存場所に指定する方法を紹介します。

［Excelのオプション］でアドレスを指定

ここでは、デスクトップにある「受発注関連」フォルダーを既定の保存場所に設定します。既定の保存場所は［Excelのオプション］で変更できるので、その画面を確認しましょう。

続いて、「受発注関連」フォルダーのアドレスを調べて、Excelのオプションで実際に指定します。

1既定の保存場所を確認する

［ファイル］タブ→［オプション］の順にクリックし、［Excelのオプション］を表示します。［保存］の項目にある［既定でコンピューターに保存する］にチェックマークを付けておきます。その下の項目［既定のローカルファイルの保存場所］が、いま設定されている既定の保存場所になります。［キャンセル］ボタンをクリックして、いったん［Excelのオプション］を閉じます。

2よく使うフォルダーのアドレスをコピーする

既定の保存場所にしたいフォルダーを、フォルダーウィンドウ（エクスプローラ）で開きます。画面上部のアドレス欄にあるフォルダーのアイコンをクリックすると、アドレスが選択状態になるので、そのまま［Ctrl］＋［C］キーでコピーします。

3既定の保存場所を設定する

再び、［Excelのオプション］を表示します。［既定のローカルファイルの保存場所］の項目をすべて消去して、先ほどコピーしたアドレスを貼り付けます。

なお、Excelのバージョンにより、［既定のローカルファイルの保存場所］の右側に［参照］ボタンが表示されていることがあります。その場合は、手順2〜3は不要です。［参照］ボタンをクリックして、既定の保存場所とするフォルダーを設定してください。

4設定した既定の保存場所を確認する

新しいExcelファイルで［名前を付けて保存］の操作をすると、最初に表示される保存場所が変わっていることが分かります。ファイル名を入力して［保存］をクリックすれば完了です。

いかがでしたか？ ファイルの保存場所を探す操作を省略できれば、時短効果は高いと思います。WordやPowerPointでも同様に設定できるので、ぜひ試してみてください。