まず、以下のExcelの表をご覧ください。

日付と曜日、担当者、電話番号などを含む、よくある予定表のイメージです。この表では列ごとに［セルの書式設定］を活用することで、入力作業の時短を実現しています。どのような設定をしているか、わかりますか？

【エクセル時短】第74回では、データ入力の手間を省く書式設定の活用ワザを4つ紹介します。

1. 曜日は日付で判定する

まずは「曜日」の列です。

Excelで曜日を入力するとき、「月」と手入力してからオートフィルを使って「火」「水」「木」......と埋めていく人は多いと思います。しかし、その方法では日付と曜日がずれることがありますよね。

そのようなミスを避けるには、日付の列をコピペしてから［セルの書式設定］で曜日の表示形式を適用しましょう。日付から判定した曜日が表示されるので、正確かつ簡単です。

あらかじめ書式を設定したいセルを選択しておきます。［Ctrl］＋［1］キーを押して［セルの書式設定］ダイアログボックスを表示し、［ユーザー定義］の［種類］に「aaa」と入力すると、日付から判定した曜日が表示されます。

2. 既定の文字列は自動で表示する

続いて「回数」と「担当」の列です。「第○回」「○○さん」のように、決まった単語がすべてのセルに入っていますね。

こうした既定の文字列は、自動的に入力されるようにしましょう。［セルの書式設定］ダイアログボックスの［ユーザー定義］で、「"第"@"回"」や「@"さん"」のように設定します。自動で表示したい文字列は「"（ダブルクォーテーション）」で囲みます。「@」はセルの値を意味します。

［セルの書式設定］ダイアログボックスを表示し、［ユーザー定義］の［種類］で「"第"@"回"」と設定しました。以降は「3」と入力するだけで「第3回」と表示されます。

同様に「@"さん"」と設定しました。「行田」を入力すれば「行田さん」になります。

3. 電話番号のハイフンを自動挿入する

今度は「連絡先」の列です。電話番号がハイフンで区切られて読みやすくなっていますが、これを手入力するのは面倒ですよね。

［セルの書式設定］ダイアログボックスの［ユーザー定義］で、「000-0000-0000」と設定しましょう。セルにはハイフンなしの番号を入力すればOKです。

［ユーザー定義］の［種類］で「000-0000-0000」と設定すると、自動的にハイフンが挿入されます。

4. 数値を判定して書式を設定する

最後は「サポートスタッフ」の列です。人数が少ないセルは赤く表示されていましたが、一定数を下回る場合は自動的に赤くなると便利ですよね。

こうした場合は［セルの書式設定］ダイアログボックスで、入力された数値を判定して書式が適用されるようにします。例えば、数値が「5」以上であれば標準書式、「5」より小さければ赤字にする、といった具合です。

［ユーザー定義］の［種類］で、「[>=5]G/標準"名";[赤][<5]G/標準"名"」と設定します。最後には既定の文字列として「"名"」を追加しています。

いかがでしたか？ ［セルの書式設定］で入力の手間が省けることに、納得していただけたのではないでしょうか。4つめに紹介した「数値を判定してフォントの色を変更する」テクニックはいろいろと応用が効くので、ぜひ試してみてください。