【エクセル時短】は「少しでも早く仕事を終わらせたい！」というビジネスパーソンのみなさんに、Excelの作業効率をアップするワザをお届けする連載です。毎週木曜日更新。
過去の記事一覧【エクセル時短まとめ】
プレゼンに使うアプリといえばPowerPointですが、時にはExcelを使うこともあると思います。
例えば、PowerPointのスライドには一部、または合算したデータしか載せていないとき、上司から「もとのデータも見せてよ」なんて言われることがあります。社内会議の"あるある"ですよね。
せっかく準備万端でプレゼンに臨んだのに、予期せぬExcelの出番で慌ててしまっては残念です。Excelの場合、スクリーンに映しているときは操作が丸見えなので、スマートにこなせるようにしておきたいところです。
【エクセル時短】第93回では、プレゼン中に動揺しないためのExcelテクニックを3つ紹介します！
1. ［Ctrl］＋［F1］キーでリボンを折りたたむ
会議室のスクリーンでは小さい文字が読めないため、Excelを使ったプレゼンでは画面の拡大表示が必須になります。そんなときに邪魔になるのが、画面上部にあるリボンです。
プレゼン時はまず［Ctrl］＋［F1］キーを押してリボンを折りたたみ、シートが広く見られるようにしましょう。
1ショートカットキーでリボンを折りたたむ
リボンを折りたたむには、通常は画面右上にある［リボンの表示オプション］から操作します。しかし、プレゼン時にはスマートに［Ctrl］＋［F1］キーを押しましょう。
2リボンが折りたたまれた
一瞬でリボンが折りたたまれ、非表示になりました。タブをクリックすれば、リボンを一時的に表示できます。リボンを再表示したいときは、もう一度［Ctrl］＋［F1］キーを押してください。
2. 拡大・縮小は［Ctrl］＋マウスホイールで
リボンを折りたたんでシートを広く表示したら、見せたいデータを拡大表示します。このときは、セルを選択して［Ctrl］キーを押しながらマウスホイールを奥に回すのがスマートです。
画面右下のスライダーをドラッグするよりも、すばやく操作できます。手前に回せば縮小です。セル範囲やグラフを選択していれば、選択範囲やグラフの周りが拡大・縮小されます。これで「小さすぎて読めない！」と言われることもありません。
1画面を拡大表示する
拡大したいセルを選択しておき、［Ctrl］キーを押しながらマウスホイールを奥に回します。
2画面を拡大表示できた
選択したセルの周りが拡大表示されました。［Ctrl］キーを押しながらマウスホイールを手前に回すと縮小できます。
3100%表示に戻す
ぴったり100%表示に戻したいときは、［ズーム］ダイアログボックスがおすすめです。画面右下に表示されている表示倍率（ここでは145%）をクリックして......
［ズーム］ダイアログボックスを表示し、そのまま［1］→［Enter］キーの順に押します。
4100%表示に戻った
100%表示に戻りました。手順3の操作は拡大時にも有効で、［ズーム］ダイアログボックスを表示した状態で［0］キーを押せば200%表示、もっと拡大したいときは［F］キーを押します。なお、［Alt］→［V］→［Z］キーの順に押すと、［ズーム］ダイアログボックスをキー操作だけで呼び出せます。
3. 手描きの「ペン」で印を付ける
プレゼン中に注目してほしい箇所があるときは、マウスポインターよりも「ペン」を使って示すほうが効果的です。PowerPointにも、プレゼン中にペンを呼び出す機能がありますよね。
使っているPCがタッチ操作に対応した機種なら、Excelに［描画］タブが最初から表示されています。ここからペンを選択してもいいですが、あらかじめクイックアクセスツールバーに［描画］ボタンを登録しておくと、さらにスマートです。タッチ操作に対応していない機種では、Excelのオプションで［描画］タブを表示してから、クイックアクセスツールバーに登録しましょう。
なお、クイックアクセスツールバーの［描画］ボタンから呼び出せるのは直前に使用したペンなので、あらかじめ「赤、2mm」など、見やすい色・太さのペンをセットしておくのもポイントです。
1［描画］タブを表示する
PCがタッチ操作に対応しておらず、Excelに［描画］タブが表示されていない場合は、まず［ファイル］→［オプション］の順にクリックして［Excelのオプション］画面を表示します。［リボンのユーザー設定］で［描画］にチェックマークを付け、手順2の操作を行います。
2クイックアクセスツールバーに［描画］ボタンを登録する
PCがタッチ操作に対応しており、Excelに［描画］タブが表示されているなら、クイックアクセスツールバーの右側にある［▼］-［その他のコマンド］の順にクリックして［Excelのオプション］画面を表示します。続いて［コマンドの選択］から［［描画］タブ］を選択、左側のフィールドから［描画］を選択して［追加］ボタンをクリックすると、右側のフィールドへ移動します。最後に［OK］をクリックしましょう。
3［Alt］＋数字キーで［描画］の機能を呼び出す
クイックアクセスツールバーに［描画］ボタンを登録できました。これをクリックしてもいいですが、さらにスマートなのが［Alt］→数字キーのショートカットです。数字キーはクイックアクセスツールバーの左端から数えた番号になります。ここでは6つ目に登録されたので、［Alt］→［6］キーの順に押すと、マウスポインターがペンに切り替わります。
4ペンに切り替わった
クリックしたままドラッグすれば、シート上にペンで注釈を書き込むことができます。描画せずに、レーザーポインター風に使うのもアリです。ペンを終了するときは［ESC］キーを押してください。書き込んだ注釈は［Ctrl］＋［Z］で取り消すことができます。
以上、プレゼンで役立つExcelテクニックを3つ紹介しました。
これらを覚えておけば、上司や同僚の前で急にExcelを操作することになっても、冷静に乗り切れるのではないでしょうか。事前に練習しておくことも忘れずに。
