ファイルを使い回すとミスの可能性大

通常、Excelのファイル（ブック）を開くと［標準］の状態で表示されます。多くの人にとって見慣れた画面ですが、この状態ではヘッダーやフッターが表示されないことにお気付きでしょうか？

ヘッダーやフッターが設定してあることを見落としていると、以前から残っていた古い情報のまま印刷してしまい、大量の紙をムダにしてしまった......という悲劇が起こります。例えば、以下のようなミスが典型例です。

左側のヘッダーには印刷時の日付（2019/7/21）が入っていますが、右側のヘッダーには「2018年評価」との記載が。2018年に作成したファイルを使い回したことが原因です。

このようなミスを防ぐためにも、印刷前にヘッダーやフッターをチェックすることを習慣化していきましょう。

【エクセル時短】第118回では、ヘッダーやフッターの確認・編集方法について解説します。ヘッダーやフッターそのものを削除したいときにも使えますよ。

印刷直前に確認するのがオススメ

ヘッダーやフッターを設定するための［ページ設定］ダイアログボックスは、［ページレイアウト］タブから呼び出すことができます。ただ、ファイルの内容に意識が向いていると、つい忘れてしまいがちです。

そこでオススメなのが、印刷プレビューの表示時に、印刷部数や余白と併せて確認する方法です。印刷する直前には、多くの人が印刷プレビューを見ると思います。このときに、ヘッダーやフッターも一緒に確認しておくわけですね。操作手順は次の通りです。

1［ページ設定］ダイアログボックスを表示する

［Ctrl］+［P］キーを押して印刷プレビューを表示します。ヘッダーやフッターがプレビューに表示されています。ここで［ページ設定］をクリックします。

2［ヘッダー］ダイアログボックスを表示する

［ページ設定］ダイアログボックスが表示されました。［ヘッダー/フッター］タブをクリックして［ヘッダーの編集］ボタンをクリックします。

3ヘッダーを編集できた

［ヘッダー］ダイアログボックスが表示されました。ヘッダーを編集して［OK］ボタンをクリックしましょう。ヘッダーそのものが必要ない場合は、入力されている情報をすべて削除します。［ページ設定］ダイアログボックスに戻ったら［OK］ボタンをクリックします。

4ヘッダーを編集できた

ヘッダーを編集できました。このまま印刷したい場合は、［印刷］ボタンをクリックします。

ここではヘッダーを編集しましたが、フッターの確認・編集も同様に行います。印刷の直前には［ページ設定］ダイアログボックスを呼び出してヘッダーやフッターを確認する。この手順を習慣化して、無用な印刷ミスを減らしていきましょう。