ScanSnapとEvernoteの連携を設定する

1.ScanSnapの設定画面を表示する

1 通知領域の[▲]をクリック,2[ScanSnap Manager]を右クリックして[Scanボタンの設定]をクリック,ここではPFUのドキュメントスキャナー「ScanSnap S1500」を使用する,クラウド連携アップデートはPFUのサイト(http://scansnap. fujitsu.com/jp/downloads/#s1500)から入手できる,クラウド連携アップデートを含むソフトをインストールし、スキャンできる状態にしておく

2.詳細設定の画面を表示する

1[クイックメニューを使用する]のチェックをはずす,2[詳細]をクリック,ScanSnapの設定画面が表示された

3.Evernoteの利用を設定する

1[アプリケーションの選択] の[▼]をクリックし[ドキュメン トをEvernoteに保存]を選択     ,2[ファイル形式]をクリック   ,ここでは印刷物を取り込むための設定をする,詳細な設定画面が表示された  

4.検索可能なPDFの設定をする

1[検索可能なPDFにします]をチェック,2[テキスト認識には、非常に時間がかかる場合があります]が表示されたら[OK]をクリック,3[OK]をクリック,スキャンしたPDFファイルを直接Evernoteに取り込む設定が完了する,設定画面が閉じる,[ファイル形式]が表示された

スキャンを実行し、Evernoteに取り込む

1.スキャンを実行する

1 ScanSnapに書類をセット,2[Scan]ボタンを押す,スキャン、テキスト認識、Evernoteへの取り込みが実行される

2.スキャンした書類がPDFファイルとして取り込まれた

1 サムネイルをクリック  ,2 PDFファイルの内容を確認,Windows版ソフトが自動的に起動した,ノートが表示された,書類をスキャンしたPDFファイルが新規ノートとして取り込まれ、ノートの一覧にサムネイルが表示された

[ヒント]ドキュメントスキャナーってなに?

ドキュメントスキャナーとは、何十枚もの書類を効率よくデジタルデータ化することに特化したスキャナーです。一度に大量の紙をセットし、裏表両面を同時にスキャンできます。このレッスンでは、代表的な製品であるPFUの「ScanSnap S1500」を取り上げます。

[ヒント]書類も名刺もスキャンしてEvernoteでまとめよう

ドキュメントスキャナーは、一般的な上質紙(コピー用紙)から多少厚めの名刺まで、さまざまな紙をスキャンできます。私がよくスキャンするのは、チラシ・フライヤーの類です。情報そのものはWebでも見つけられますが、紙にはコンパクトに情報がまとまっていて、それをスキャンしてiPhoneからもすぐに見られるようにすることは、一種の安心感を生みます。また、イベント終了後には、その場で交換した名刺などをまとめてスキャンし、チラシと一緒に整理します。このように、散逸しやすいものをひとまとめにしておけることは、デジタル化の醍醐味です。

[ヒント]スキャンの際には「検索可能なPDF」にすることを忘れずに

このレッスンでは、書類をScanSnapでスキャンしてPDFファイルにして、Evernoteに取り込んでいます。レッスン19でも解説したように、EvernoteではPDFファイル内にある文字も検索対象にできます。ScanSnapでスキャンしたPDFファイルでこの検索機能を利用するために、スキャンの際に「検索可能なPDF」として保存するよう、あらかじめ設定しておきましょう。この設定を行うことでScanSnapは書類の中の文字を抽出する作業(画像の中から文字を認識し、抽出する作業や機能を「OCR」と呼びます)を行い、テキストデータを生成します。このとき、文字を抽出する処理のために時間が必要になります。

[ヒント]PDFファイルのサイズに注意しよう

レッスン19でも述べたように、PDFファイルはサイズが大きくなります。無料ユーザーでは月60MBという容量制限のほか1ファイルあたり25MBというファイルサイズ制限もあるため、これらを超えてしまうPDFファイルは取り込めません。書類をスキャンして生成したPDFファイルは特にサイズが大きくなるため、注意が必要です。慣れないうちは、枚数の多い資料をスキャンするときには直接Evernoteに取り込まず、いったんファイルに保存して、設定を確認しながら何度かスキャンしてみましょう。

[ヒント]スキャンの設定を調節しよう

「ScanSnapとEvernoteの連携を設定する」の手順3で[読み取りモード]タブをクリックすると、スキャンの設定が行えます。[画質の選択]では解像度を選択できます。ファイルサイズを抑えるには解像度を下げる(小さな数値を選択する)ことが有効ですが、文字認識の精度を上げるためには高い解像度が有効です。[カラーモード]は基本的に[自動]のままでOKですが、カラーの資料をグレーでスキャンしてしまう場合などには指定します。[読み取り面の選択]は片面/両面スキャンの指定します。[オプション]をクリックすると、文字の鮮明さなどの設定が可能です。

[ヒント]雑誌や書籍も分解すればスキャンできる

雑誌や書籍も、分解して1枚ずつの紙にしてしまえばドキュメントスキャナーでスキャンできます。古い雑誌はスキャンして捨てる、と決めてしまえば部屋の掃除は迷いなく進み、大事な記事はデジタルデータとして残したまま部屋の空間が広がると、ちょっとした驚きがあるはずです。一部のページを切り取ることはカッターでも簡単ですが、雑誌や書籍を1冊まるまるスキャンする場合には、業務用の断裁機を使うという選択肢もあります。都市部にある「フェデックス キンコーズ」では、断裁サービスを行っています。
▼フェデックス キンコーズ
http://www.kinkos.co.jp/

[ヒント]フラットベッドスキャナーも利用できる

多機能プリンターに付属しているフラットベッドスキャナーでも、書類をスキャンし、ScanSnapのようにPDFファイル を作成することが可能です(そのためのソフトが付属している場合もあります)。何枚もある書類を読み取るのは手間がかかりますが、書籍などは開いてスキャンすればよいため、分解の必要がなくなります。