【パソコン仕事術】は、毎日のパソコン仕事を時短できる、WindowsやOffice、インターネットのワザを紹介します。月～金曜日更新。
よく使うやりとり用の定型文集を作る
効果： 時短レベル：4
必要箇所を書き換えてすぐ流用できるようにする
問い合わせの対応や請求書送付の連絡など、何度も同じようなメールを書く機会はあるものです。こうしたときのために、相手の名前や社名、商品名などを書き換えてすぐ使える定型文のテキストデータを作っておきましょう。過去のメールから文章をコピーし、書き換えるべき部分を「○○○」や「×××」にして保存しておきます。
Outlookには「クイックパーツ」という定型文の挿入機能がありますが、ときどき編集する可能性があることや、ほかのメモなどとまとめて管理できることを考えると、OneNoteに定型文用のセクションやノートブックを作っておくことをおすすめします。
OneNoteに定型文集を作る
ワザの「効果」は、次の「時短3原則」のどれに該当する効果が得られるかを表します。
操作の手数を減らし、作業を短時間で完了させる
データ整理や作業の方法をルール化し、ムダをなくす
ミスやトラブルによる時間の損失を未然に防ぐ
「時短レベル」は、ワザから得られる総合的な効果の大きさを1～7の7段階で表します。
