【パソコン仕事術】Excelで連続したセルにすばやく入力できる二つのキー

Excelで連続したセルにデータを入力するにあたって、セルを縦と横に移動しながら入力する操作を覚えておきましょう。大幅な作業時間の短縮につながります。

【パソコン仕事術】は、毎日のパソコン仕事を時短できる、WindowsやOffice、インターネットのワザを紹介します。月～金曜日更新。

パソコン仕事術 093

［Enter］と［Tab］の使い分けで入力を高速に

効果：短縮時短レベル：1

ExcelはほかのOfficeアプリと比べてできることが多く、業務で長時間使う人も多いアプリです。それだけに時短できたときの効果が大きく、ちょっとしたワザを覚えるだけで、大幅に作業を短縮できる可能性もあります。

最初に覚えたいのが、セルにデータを入力したときに［Enter］を押すか、［Tab］を押すかの違いです。［Enter］を押すとセルが1つ下に移動し、縦に連続してデータを入力できます。一方で、［Tab］を押すとセルが1つ右に移動し、横方向に連続して入力しやすくなります。

データを入力する方向によって、連続入力を効率化できるキーを使い分けましょう。何度も繰り返して使うため、積み重なると大幅な時短につながります。なお、［Shift］を組み合わせて［Shift］＋［Enter］では上、［Shift］＋［Tab］では左にセルが移動します。

［Enter］...1つ下のセルに移動する
［Tab］...1つ右のセルに移動する
［Shift］＋［Enter］...1つ上のセルに移動する
［Shift］＋［Tab］...1つ左のセルに移動する

ワザの「効果」は、次の「時短3原則」のどれに該当する効果が得られるかを表します。
短縮操作の手数を減らし、作業を短時間で完了させる
整頓データ整理や作業の方法をルール化し、ムダをなくす
ミス防止ミスやトラブルによる時間の損失を未然に防ぐ

「時短レベル」は、ワザから得られる総合的な効果の大きさを1～7の7段階で表します。