【パソコン仕事術】は、毎日のパソコン仕事を時短できる、WindowsやOffice、インターネットのワザを紹介します。月～金曜日更新。
支店名や担当者名は「リスト」で選択する
効果： 時短レベル：3
入力が速くなると同時にタイプミスも防止
帳簿類の「支店名」や「担当者名」のような項目は、入力するデータの選択肢が決まっていて、それらを繰り返し入力することになります。
以下の手順のように縦方向にデータを入力していく場合で、先に入力したものを繰り返すときには［Alt］＋［↓］を押しましょう。同じ列の上の行でこれまでに入力したデータが一覧表示され、その中から選択して入力できます。
これならコピーして貼り付けるよりも速く入力できます。また、繰り返し手で入力するのでなく過去のデータから選ぶことで、確実に同じデータを入力するためタイプミスを防止できることも利点です。
すでに入力したデータのリストから選択する
ワザの「効果」は、次の「時短3原則」のどれに該当する効果が得られるかを表します。
操作の手数を減らし、作業を短時間で完了させる
データ整理や作業の方法をルール化し、ムダをなくす
ミスやトラブルによる時間の損失を未然に防ぐ
「時短レベル」は、ワザから得られる総合的な効果の大きさを1～7の7段階で表します。
