Web会議への参加にはスマホも便利

新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、気の抜けない状況が続いています。緊急事態宣言は解除されましたが、現在でも多くの人がテレワークで業務を進めていることでしょう。社内外での会議をオフィスではなく「Web会議」（ビデオ会議）へと切り替えていくことは、もはや待ったなしの状況になっています。

定番のWeb会議ツールとして、日本でもよく知られているのが「Zoom」（ズーム）です。一時期はWeb会議に悪意の第三者が乱入するなど、セキュリティやプライバシーの面が問題視され、使用を禁止する企業もありました。その後、セキュリティを改善したバージョンアップが頻繁にリリースされている状況となっています。

Web会議というとPC（パソコン）のイメージがありますが、Zoomはスマートフォンにも対応しており、専用のアプリが提供されています。スマホにはカメラやマイクが搭載されているため、別途機材を購入する必要もありません。Web会議がどのようなものか、初めて体験するにはピッタリでしょう。

Zoomで1対1のWeb会議をしている様子。中央のAさんが相手で、右上のBさんが自分です。

Zoomにはいくつかの料金プランがありますが、基本プランは無料です。1対1のWeb会議であれば時間は無制限、3人以上では40分に制限されます。ただ、Web会議では自然とムダな会話が減りますし、Web会議の主催者がプロプラン（2,000円/月）などを契約していれば、参加者も含めて時間は無制限になります。最初は基本プランでも、ほとんど困ることはないでしょう。

ここではZoomのスマホアプリを使って、Web会議に参加する方法を解説します。あわせて、自分が主催者として新規ミーティングを作成し、ほかの人を招待する方法も見ていきましょう。

アプリのダウンロード

iPhone（App Store）
Android（Google Play）

Web会議に参加する

まず、ほかの人が主催するWeb会議に招待されたケースを想定します。主催者をAさん、参加者（自分）をBさんとしましょう。

BさんはZoomミーティングのURLが記載されたメールをAさんから受け取り、そのURLから参加する形になります。BさんはZoomのアプリがインストールされていれば、Zoomのアカウントは作成していなくてもOKです。

1Web会議に招待された

Bさんは、AさんからWeb会議をしたいとチャットで打診されました。Web会議のURLはメールで送ると伝えられています。

2Web会議のURLをタップする

Web会議への参加を求めるAさんからのメールがBさんに届きました。URLをタップします。

3Web会議に参加する

［Zoom］アプリが起動し、ユーザー名を入力する画面が表示されます。相手が認識できる名前を入力して［続行］をタップします。なお、Zoomにログイン済みの場合は、この画面は表示されません。

続いてビデオ（カメラの映像）のプレビューが表示されます。自分の顔を映して参加しても差し支えない場合、［ビデオ付きで参加］をタップします。音声のみで参加したい場合は［ビデオなしで参加］をタップしてください。

4参加の承認を待つ

Bさんは参加者なので、主催者であるAさんの承認がないとWeb会議に参加できません。Aさんが承認するまで、そのまま待ちます。

5通話を許可する

AさんによりWeb会議への参加が承認されると、通話を許可するかどうかのメッセージが表示されます。［インターネットを使用した通話］をタップしましょう。もし［キャンセル］をタップしてしまった場合は、Web会議の開始後、画面右下の［ミュート］のアイコンをタップして、音声の使用を許可してください。

6Web会議が開始された

Web会議が開始されました。画面中央の大きなイメージが主催者のAさん、右上のイメージが参加者のBさんです。タップして表示を入れ替えることもできます。Web会議を終了したい場合は、画面右上の［退出］をタップします。

新規ミーティングを作成する

今度は、自分がWeb会議を主催するケースです。主催する場合もスマートフォンだけで完結できますが、あらかじめZoomのアカウントを作成し、ログインしておく必要があります。

Zoomアカウントの作成、新規ミーティングの作成の順に、操作方法を見ていきます。

Zoomアカウントの作成

1アカウントの作成を開始する

アカウントのない状態で［Zoom］アプリを起動すると、このような画面が表示されます。［サインアップ］をタップします。

2誕生日を入力する

誕生日を入力して［確認］をタップします。

3メールアドレスと氏名を入力する

メールアドレスと氏名を入力し、［サービス利用規約に同意します］にチェックして［サインアップ］をタップします。

4メールを確認する

［OK］をタップして、［Zoom］アプリをいったん終了します。先ほど入力したメールアドレス宛てにアカウント情報を確認するメールが届くので、メールに記載されているURLをタップして、Zoomアカウントを有効にしてください。

新規ミーティングの作成

Zoomアカウントの作成後は、［Zoom］アプリを起動すると、Web会議の作成やスケジュールを管理できる［ホーム］画面が表示されます。さっそく新規のWeb会議（ミーティング）を開催してみましょう。

5新規のWeb会議を開催する

Web会議を主催するには、［ホーム］画面で［新規ミーティング］のアイコンをタップします。

6Web会議を開始する

［ミーティングの開始］ボタンをタップします。なお、画面中央の［個人ミーティングID（PMI）の使用］は、Zoomアカウントに紐付く個人的なスペースと考えてください。業務上のWeb会議ではオフにしておきます。［ミーティングの開始］ボタンから開始されたWeb会議には、使い切りのIDが振られ、終了後はそのWeb会議にアクセスできなくなります。

7通話を許可する

Web会議が開始されると、通話を許可するかどうかのメッセージが表示されます。参加する場合と同様に［インターネットを使用した通話］をタップします。

8Web会議の参加者を表示する

Web会議が開始されました。［参加者］をタップして、Web会議の参加者を確認します。

9Web会議へ招待の準備をする

Web会議の参加者一覧が表示されましたが、主催者であるAさんしかいません。ここで［招待］をタップします。

10参加者を招待する

メニューが表示されました。このWeb会議のURLをどのように伝えるかの選択肢です。［URLのコピー］をタップし、参加者へメールなどで連絡しましょう。そして、Web会議への参加要求が届くまで待ちます。

11Web会議への参加を許可する

Web会議への参加要求が届くと、参加者が一覧に表示されます。［許可する］ボタンをタップしましょう。なお、意図しない参加者を許可してしまった場合は、本記事末尾のHINTを参考に削除してください。

12参加者の一覧を閉じる

Web会議への参加者が追加されました。［閉じる］をタップします。

13Web会議が開始された

Web会議が開始されました。このケースでは主催者であるAさんが自分なので、Aさんが画面右上に表示され、参加者（相手）のBさんが中央に大きく表示されます。ほかの参加者がいる場合は、手順11～12を繰り返して追加してください。

一度参加して見ると、映像が荒れたり、音声が途切れたりすることもなく、意外と普通に会議ができることがわかると思います。グループで40分を超える会議を行いたい場合や、大人数のセミナーでも使いたい場合は、有料のプロプランやビジネスプラン（2,700円/月）を検討してみてはいかがでしょうか。