非同期で複数の仕事を同時進行する

ここまで「オンラインで働く」ことによる変化を、オフラインでの働き方と対比して紹介してきた。

オンラインでの働き方は、常時つながっていることを生かした非同期コミュニケーションがカギになる。顔を合わせて同期的に（そのために相手から時間をもらって）行うのでなく、いかに非同期で、細かく仕事を進めていくかが重要だ。

筆者は、オンラインで働くワークスタイルを「超並列に働く」と呼んでいる。複数の仕事を並列で進め、それぞれを短時間で完了させて生産性を高めるのだ。

オフラインでも「複数の仕事を並列でこなしている」と言う人はいる。しかし、オフラインでの働き方は、どこまで行っても直列のイメージである。直列、並列の違いはどこにあるのかを説明しよう。

ムダな時間を作らない「超並列」の進め方

案件A、B、Cと3つのプロジェクトを抱えて、オフラインで働くリーダーがいたとしよう。仕事自体は確かに並列で進行しなければならないのだが、実際に並列させるのは難しい。例えば、Aに関する会議で1時間拘束されるとき、ほかの業務はできず、B、Cに携わる部下は待つしかない。

ところが、オンラインでSlackやGoogleドキュメントを利用して仕事を進めていれば、すべての部下を待たせない。Aの会議（会議室でもビデオ会議でも）に参加しながらBやCの情報共有を受けたり、Slackで承認や指示、意見交換などができる。下図のイメージのような働き方が「超並列」だ。

もちろん、会議自体も「超並列」化できる。開始前に資料を確認して質問を書き込んでおくことで時短でき、会議の中で重要なポイントも把握できる。

同期型コミュニケーションであるビデオ会議が多いと、並列化するにもある程度の限界が生じる。さすがに複数のビデオ会議に同時参加するのは難しいためだ。しかし、Slackをデジタル会議室として使っていれば、そのような問題もない。いくつもの業務に、限りなく「待ち時間ゼロ」で対応できてしまう。

「超並列」で仕事をするイメージ

目的までの最短距離を意識することがカギ

「オンラインで働く」やり方でひとつひとつの業務を改善すると、業務の目的をより短い時間や少ない工数で達成できるようになり、超並列の働き方も実現する。個人の自己犠牲的な努力や残業ではなく、今あるデジタルツールを使ってやり方を変えることで、大きく働き方を変革できるのだ。

超並列の働き方では、能力のある人はどんどん仕事をこなしてパフォーマンスを発揮できる。会議や、そのための日程調整など「待ち」の時間がなくなるためだ。大きな組織を率いるリーダーほど、その効果は大きくなる。

なお、ここでいう能力とは、特別な才能を指すわけではない。目的達成までの最短距離となるやり方を考え、実行できる力だ。この力を付けるヒントを、3つ紹介しよう。

1.すべての情報をアクセスしやすく整理する

情報を探すことに時間を費やすのはムダだし、検索する手間もかけないほうがいい。Slackではチームごとや案件ごと、検討事項ごとなどで細かくチャンネルを分け、情報を整理しよう。

さらに、チャンネルの目に付く位置から関連情報をまとめたGoogleドキュメントへのリンクを張り、そのドキュメントから、各種資料にリンクする。このようにして、すべての情報に少ないクリック数でアクセスできるよう整理しよう。具体的な方法は、以降のパート2、3で詳しく解説する。

2.すき間時間を使ってスマホで仕事を進める

「オンラインで働く」やり方は、Slackでのやりとりが増える。Slackでのやりとりは、短文や絵文字だけで済ませられることも多いので、すき間時間をSlack用としてうまく使い、スマートフォンで仕事を進めよう。

PCの前に座っている間は、大きめのタスクを集中的にこなす。そして、すき間時間にスマートフォンで細かなやりとりを返す。このように、時間と取り掛かる業務の振り分けを意識したい。

3.Slackを見ない時間を決める

Slackのような環境があると24時間仕事ができてしまうが、区切りなくいつまでも仕事をしていては、効率が悪く疲れやすくなる。また、リーダーが深夜などに働くと、部下も対応しなければいけないように思われてしまう悪影響もある。

「就業時間内だけ」のように時間を決めて、それ以外の時間はSlackを見ないようにし、メリハリを付けよう。そのほうが、結果的に高いパフォーマンスを発揮できる。

「超並列」を支えるオンライン会議室