ゲストとして招待していない社外のユーザーとチャットする
機能名：
社外のユーザーと直接やりとりできる
IT部門などの管理者の設定によっては、社外のTeamsユーザーやSkypeユーザーとのチャットが可能です。社内のチャットと同様にビデオや音声を利用した通話もできますが、ファイルの共有はできません。
この「外部アクセス」と呼ばれる方法では、社外ユーザーをチームに招待する必要がないため、より気軽にコミュニケーションを取ることができます。ただし、自身のオンライン／オフラインステータスも、チャットの相手と共有されてしまう点には注意が必要です。
①［新しいチャット］で社外のユーザーのメールアドレスを入力し、②［外部で○○を検索］をクリックすると、ユーザーの候補が表示される。候補→入力ボックスを順にクリックすると、チャットを開始できる。
社外のユーザーとのチャットでは③［外部］と表示されるため、社内のユーザーとは異なることが一目で分かる。
相手がSkypeを使っているときは、相手がチャットを承諾する前にメッセージを送信すると、相手はそれを受け取ることができない。
Teamsの2つの社外共有
社外のユーザーとコミュニケーションを取るための機能は、ゲストアクセスと、前述した外部アクセスの2種類があります。これらの利用は管理者が制限可能です。管理者はそれぞれの特徴を理解し、適切にユーザーに案内しましょう。
以下の表や図は、それぞれの機能の違いを簡単にまとめています。ゲストアクセスのほうがより多くの機能を利用できるため、よく利用されています。ただし、社外のユーザーを自社のTeamsに招待したくない場合や、ファイル共有が不要でチャットのみを利用させたい場合は、外部アクセスの利用が検討できます。
ゲストアクセスと外部アクセスで利用できる機能
コミュニケーションが行われる場所の違い
筆者の経験では、ゲストアクセスを利用している場合がほとんどです。外部アクセスを積極的に利用している企業を見ることは、滅多にありません。中には、Skypeユーザーの外部アクセスを無効化したり、外部アクセス自体を無効化したりする企業も多いです。
特に、セキュリティ面を考慮すると、ゲストアクセスに軍配が上がります。自社のTeamsにゲストアクセスで社外のユーザーを招待することで、そこでの会話や共有されたファイルを自社のポリシーで管理できるようになるためです。
自社のポリシーによるセキュリティや、運用面などが気になる管理者は、Teams管理センターから設定を確認してみるといいでしょう。設定はTeams管理センターの［ゲストアクセス］［外部アクセス］のそれぞれから確認できます。
①［組織全体の設定］→②［外部アクセス］を順にクリックすると、外部アクセスの設定画面を表示できる。③［ゲストアクセス］をクリックすれば、ゲストアクセスの設定が可能。ゲストアクセスと外部アクセスは、それぞれ個別に有効化または無効化できる。既定では、どちらも有効化された状態になっている。
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