ルール 20
ショートカットキーは基本的なものだけ使う
使い慣れていない操作は余計なミスを招くだけ

「急がば回れ」で正確に

Excelのすばやい操作を追求するために、あらゆるショートカットキーを覚えようとする人がいます。しかし、冷静に考えてください。1日に1回やるかどうかの応用的な操作まで、ぎこちない手つきでショートカットすることに、何の意味があるのでしょうか？

Excelでもっとも重要なのは、正確な操作、正確な数値です。確実に習得していないショートカットキーの使用は、余計なミスを招きます。時短することも大事ですが、ミスの修正に時間がとられてしまっては本末転倒。「急がば回れ」の精神で、指がスムーズに動かないショートカットキーは無理に使わないのが得策です。

Excelのショートカットキーは、次に列記する15個の基本操作をまず習得してください。

1. ファイルを上書き保存する

Windows ［Ctrl］+［S］
Mac ［command］/［control］+［S］

2. 操作を元に戻す

Windows ［Ctrl］+［Z］
Mac ［command］/［control］+［Z］

3. データを切り取る

Windows ［Ctrl］+［X］
Mac ［command］/［control］+［X］

4. データをコピーする

Windows ［Ctrl］+［C］
Mac ［command］/［control］+［C］

5. データを貼り付ける

Windows ［Ctrl］+［V］
Mac ［command］/［control］+［V］

6. 印刷プレビューを表示する

Windows ［Ctrl］+［P］
Mac ［command］/［control］+［P］

7. すべて選択する（アクティブセルが表内にある場合は表全体を選択）

Windows ［Ctrl］+［A］
Mac ［command］/［control］+［A］

8. フィルターを適用する／解除する

Windows［Ctrl］+［Shift］+［L］
Mac ［control］+［Shift］+［L］

9. 検索する

Windows［Ctrl］+［F］
Mac ［control］+［F］

10. 置換する

Windows［Ctrl］+［H］
Mac ［control］+［H］

11. セルの書式設定を開く

Windows［Ctrl］+［1］
Mac ［command］/［control］+［1］
※テンキーは使用不可

12. ファイルを開く

Windows［Ctrl］+［O］
Mac ［command］+［O］

13. ファイルを閉じる

Windows［Ctrl］+［W］
Mac［command］/［control］+［W］

14. 前後のワークシートに切り替える

Windows［Ctrl］+［PageUp］/［PageDown］
Mac［option］+［←］/［→］

15. セルA1（ホームポジション）に戻す

Windows［Ctrl］+［Home］
Mac［control］+［fn］+［←］

［Alt］キーを使う特別なショートカットもある

ただし、コンサルティングを本業としている人は別です。あらゆるショートカットキーの習得を目指してください。

コンサルティングファームには、新人にマウスを使わせない風習があります。プロのコンサルタントの役割は、クライアントの課題に対して最速で最適解を見つけること。商談やプレゼンでマウスをカチカチ操作していては、頼れるコンサルタントだと思ってもらえないから、という理由があるようです。

ここからはコンサルタント、またはコンサルタント志望のみなさんに向けて、特別なショートカットキーを2つ紹介します。それ以外の人は、読み飛ばしてもらっても構いません。

まず1つは、［Alt］キーを使ったWindowsのみの操作です。例として、以下の「東京」という文字列を、ショートカットキーだけで中央揃えに設定します。［Alt］キーを押し、リボンに並んでいる各タブにアルファベットが表示されたら、操作開始です。

［Alt］キーを押した直後の状態

［Alt］→［H］→［A］→［C］キーを押した状態

リボンのタブやボタンには、それぞれの機能を呼び出すためのキーが割り当てられられています。［Alt］キーを押したあとに該当するキーを順に押すことで、マウスに触らなくても、その機能を呼び出すことが可能です。

先ほど の2つの画面の操作では、［H］キーは［ホーム］タブ、［A］［Ctrl］キーは［中央揃え］ボタンに該当していました。慣れてくると［Alt］→［H］→［A］→［C］と、呪文のように覚えられます。［Alt］キーを積極的に使うことで、習得する呪文の数も増えていくでしょう。

ただ、［Alt］キーばかり意識してしまうと、［Ctrl］キーと組み合わせたショートカットキーがあるにもかかわらず、ムダに［Alt］キーから操作して恥をかいてしまうこともあります。リボンのボタンにマウスポインターを合わせると、通常のショートカットキーがある場合は表示されるので、その都度確認してください。

オートフィルもショートカットキーで

もう1つの特別なショートカットキーは、数式などをコピーするときに使うオートフィルの操作です。便利なのですが、そのまま使うと書式もまとめてコピーしてしまう弱点があり、基本的なショートカットキーからは除きました。

以下の例を見てください。セルE3に数式が入力されており、これをセルE6までコピーしたいという状況です。

オートフィルしたい範囲を選択した状態

［Ctrl］＋［Delete］キーを押した状態①

意図通りに数式をコピーできました。しかし、セルに背景色などの書式が設定されていると、事情が変わってきます。

フィルハンドルをマウスでドラッグした場合（ルール 09を参照）とは異なり、［Ctrl］＋［Delete］キーではオートフィルオプションが表示されません。よって、書式も一緒にコピーされてしまい、結局使えない操作となってしまいます。

［Ctrl］＋［Delete］キーを押した状態②

そこで、次のショートカットキーもセットで覚えましょう。セル範囲を選択したあと、［F2］キーを押してセルを編集モード（カーソルがある状態）にします。

続いて［Ctrl］＋［Enter］キー（Macでは［command］/［control］＋［Enter］キー）を押すと、書式はコピーされず、数式や数値のみがコピーされます。

セルを編集モードにする

［Ctrl］＋［Enter］キーを押した状態

単独のショートカットキーで完結しないのが難点ですが、オートフィルも頻繁に行う操作ではあるので、完全に習得すれば、Excelの作業スピードが格段に上がるでしょう。コンサルタントのみなさんは、ぜひマスターしてください。

以上、特別なショートカットキーを紹介しましたが、あくまでこの2つの操作はコンサルタント向けのものです。操作の速さをアピールする必要のない職種であれば、本節の冒頭で挙げた基本的なショートカットキーをまず覚えてください。