【Excel講師の仕事術】自己流のエクセル、卒業しませんか? この連載では、エクセルを操作するときの「ルール」を決めることで、ミスを減らして業務を効率化していく仕事術を解説します。

ルール 21
普段から決まったフォントだけを使う
統一された書体と書式設定で1秒でも早い理解を促す

よく使うフォントに見慣れることがミス防止

Excelのワークシートを新しく作成するにあたっては、最初に決めておきたいルールがあります。それは、使用するフォント(書体)を統一することです。

数値を見て、すぐに状況を把握できるようにするには、普段から統一されたフォントを使い、それに見慣れておく必要があります。見慣れたフォントにはミスを見つけやすくする作用もあるので、非常に効果の高いルールといえます。

Excelの最新バージョンにおける既定のフォントは「游ゴシック」で、旧バージョンでは「MS Pゴシック」が使われていました。しかし、Excelでよく見かけるフォントはほかにもあります。主なものを桁区切り付きの数字で示したのが、以下の例です。

よく使われるフォントの一覧

エクセルのフォントは統一! 見慣れたフォントであればミスにも気付きやすい【Excel講師の仕事術】【Excel講師の仕事術】

筆者の経験では、建設や医療、行政機関では「游明朝」「MS P明朝」といった堅い印象のフォントが使われることが多いようです。一方、IT関連やベンチャーでは、WindowsとMacで互換性がある「メイリオ」をよく見かけます。外資系では英語版のExcelを使うため、「Arial」(アリアル)に統一されている印象があります。

また、業界によっては暗黙の了解が存在します。例えば、不動産や保険の契約書類にメイリオが使われていたら、多少なりとも違和感を覚えることでしょう。フォントは見た目を大きく左右するため、業界や書類の用途にあわせて適切に選ぶべきです。

既定のフォントを変更するには

新規に作成するワークシートで使うフォントを統一するには、自分が使っているExcelでの既定のフォントを、普段使うフォントにあらかじめ変更しておくといいでしょう。

Windowsの場合は、[ファイル]タブの[オプション]から表示できる[Excelのオプション]画面で、以下のように設定します。Macの場合は、[ファイル]メニューから[環境設定]を開き、[全般]タブで設定します。

[Excelのオプション]ダイアログボックスの[全般]

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フォントだけではなく数字の見栄えにもこだわりたい

フォントを統一したら、次は数字の見栄えにもこだわりましょう。金額を入力したセルでは[通貨]の書式設定を使うのが一般的ですが、以下のように1の位と右側の罫線が近く、数字が見づらい印象があります。

書式設定に[通貨]を使用

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そこで使いたいのが[会計]です。これは会計事務所や税理事務所など、お金をメインに取り扱う職種でよく使われる書式設定で、以下のように数字が見やすくなります。

書式設定に[会計]を使用

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なお、[会計]の通常の設定では「\」マークがセルの左端に表示されます。一列に並んで見やすいのですが、これが不要な場合、次ページのように[セルの書式設定]ダイアログボックスで設定することで、さらにスッキリとした見栄えにできます。

[セルの書式設定]ダイアログボックスの設定

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設定後の[会計]の表示

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数字の見栄えを変えるために、わざわざセルの書式設定までするのは面倒に思えます。しかし、この少しの手間で見やすいワークシートになり、見た人はスッと頭に数字が入るでしょう。数字が腹落ちすれば、異常な数値が出たときでも、すぐに原因究明ができるようになります。

こうした設定は、集計段階のワークシートにまで反映する必要はありません。しかし、顧客への提出書類や会議での報告資料を作成するときには、見る人に1秒でも早くデータを読み取ってもらえるよう、小さな配慮を心がけてください。

まとめ
  • 使うフォントは最初に決め、既定のフォントに設定する
  • 数字の書式設定は[通貨]より[会計]のほうが見やすい