Googleスプレッドシートで「改ページプレビュー」を使う
インターネット経由での操作が基本のGoogleスプレッドシートでは、作成した表を紙に印刷する機会は少ないでしょう。しかし、確定版として関係者に共有するなどの用途で、PDF形式で保存したいことはあるはずです。
PDFのページに対して、シート内の表が思い通りに収まらないときに覚えておきたいのが「カスタムの改ページを設定」という機能です。この機能はExcelの「改ページプレビュー」に相当し、ページに収めたいシートの範囲を設定したいときに重宝します。
ページから中途半端にはみ出してしまった行・列を収めたいときや、任意の位置で改ページしたいときに必須の機能です。以下の操作手順を参考にマスターしてください。
［カスタムの改ページを設定］機能を使う
1印刷設定の画面を表示する
Gooogleスプレッドシートの［ファイル］メニューをクリックし、［印刷］を選択します。［Ctrl］＋［P］キーを押しても構いません。
2［カスタムの改ページを設定］画面に切り替える
［印刷設定］画面が表示されました。表の右端の列が、次ページに送られてしまってることが分かります。ここで［カスタムの改ページを設定］をクリックしましょう。
3改ページを設定する
改ページの状態が表示され、青色の点線で改ページの位置を確認できます。ここではH列を1ページに含めたいので、G列とH列の間の点線にマウスポインターを合わせて、青色の実線を右にドラッグします。行番号と列番号は印刷されないので、そのままで構いません。
4改ページを確定する
青の実線が右端に移動しました。［改ページを確定］をクリックします。
5改ページを設定できた
改ページが設定され、表全体が1ページに収まりました。［カスタムの改ページ］のスイッチがオンになり、改ページが設定されていることを確認できます。このまま印刷、またはPDF出力するなら、画面右上の［次へ］をクリックしましょう。
印刷位置やヘッダー／フッターを設定する
Googleスプレッドシートの［印刷設定］画面では、［印刷形式］と［ヘッダーとフッター］の項目で、その他の印刷設定が可能です。あわせて設定方法を覚えておくことをおすすめします。
［印刷形式］にある［グリッド線を表示］は、スプレッドシートのグリッド線を印刷するかどうかの設定です。［メモを表示］は、スプレッドシートに含まれるメモを印刷するかどうかの設定となります。［ページの印刷順序］は［左から右］で問題ないでしょう。［配置］はページに対して水平・垂直のどこに寄せるかの設定です。
［印刷設定］画面の［印刷形式］では、印刷に含める項目と配置を設定できます。
［印刷形式］の下にある［ヘッダーとフッター］には、［ページ番号］や［シート名］などの項目が並んでおり、チェックを付けた項目が印刷されます。任意の位置に印刷したいときは［カスタム欄を編集］をクリックして指定しましょう。［行と列の見出し］では、固定している行や列がある場合に、次ページにも見出し行・列を印刷するかどうかを設定できます。
［印刷設定］画面の［ヘッダーとフッター］では、チェックを付けた項目が印刷されます。印刷する位置を指定したい場合は［カスタム欄を編集］をクリックします。
ヘッダーとフッターの任意の位置をクリックして、印刷したい内容を選択できます。すべて設定できたら右上の［確定］をクリックします。
印刷設定の操作そのものは簡単ですが、「カスタムの改ページを設定」がExcelの「改ページプレビュー」に相当していることは、なかなか気づきにくいかもしれません。GoogleスプレッドシートをPDF形式で出力したいときの必須機能なので、ぜひ覚えておいてください。
