ExcelのファイルをPDFに変換する。ビジネスシーンでよくありますよね。
この操作は普通に行うと、
- ［ファイル］タブをクリック
- ［エクスポート］（または［名前を付けて保存］）をクリック
- ［PDF/XPSの作成］をクリック（または［ファイルの種類］でPDFを選択）して保存
という順序で行います。すごく面倒というほどでもないですが...毎日同じ操作をしているのなら、時短の余地が大いにありそうです。
そこで注目したいのが、Excelの画面左上にある「クイックアクセスツールバー」です。【エクセル時短】第54回では、クイックアクセスツールバーのカスタマイズと使い方のヒントを紹介します！
常に表示される場所に「PDF変換」ボタンを追加
「クイックアクセスツールバー？ 何それ」という人でも、［上書き保存］や［元に戻す］などのボタンは、よく使っていると思います。どのタブに切り替えても常に表示されているので、頻繁に使う機能を登録しておくと非常に便利になります。
そして、実はこのツールバーは、自分好みにカスタマイズできるのです。よく使う機能、例えば「PDF変換」を登録しておけば、そのボタンをクリックするだけでPDF変換が可能になるわけですね。
さっそく、クイックアクセスツールバーにPDF変換ボタンを追加してみましょう。
1［Excelのオプション］画面を表示する
クイックアクセスツールバーの右端にある［▼］をクリックし、［その他のコマンド］を選択します。
2クイックアクセスツールバーに機能を追加する
［Excelのオプション］画面が表示されました。まずは［コマンドの選択］から［すべてのコマンド］を選択します。機能の一覧（左側のフィールド）から［PDFまたはXPS形式で発行］を選択して［追加］ボタンをクリックすると、クイックアクセスツールバーに登録済みの一覧（右側のフィールド）へ移動します。最後に［OK］をクリックしましょう。
3クイックアクセスツールバーに登録した機能を利用する
クイックアクセスツールバーにボタンが追加されました。［PDFまたはXPS形式で発行］をクリックします。
4［PDFまたはXPS形式で発行］ダイアログボックスが表示された
［PDFまたはXPS形式で発行］ダイアログボックスが表示されました！ Excelのファイル名が引き継がれ、ファイルの種類はPDFとなっているので、あとは保存場所を選択するだけでPDF変換が完了します。
登録した機能を［Alt］→数字キーで呼び出す
1クリックでも十分速いのですが、クイックアクセスツールバーに登録した機能は［Alt］→数字キーのショートカットで呼び出すこともできます。同時に押すのではなく、［Alt］キーを押したあとに数字キーを押します。
［Alt］キーと組み合わせる数字キーは、クイックアクセスツールバーに登録されているボタンの順序です。左端から1、2、3...と自動的に割り当てられます。ここでは、クイックアクセスツールバーの3つ目に登録しておいた［電卓］の機能をショートカットキーで呼び出してみます。
1クイックアクセスツールバーの機能をショートカットキーで呼び出す
［Alt］キーを押すと、クイックアクセスツールバーのボタンの上に番号が表示されます。ここでは左端から「1」が［上書き保存］、「2」が［PDFまたはXPS形式で発行］、「3」が［電卓］に割り当てられています。この状態で数字の［3］キーを押します。
2［電卓］が起動した
［電卓］が起動しました。同じ要領で［Alt］→［2］キーを押せば、PDF変換をショートカットキーで実行できるわけですね。
いかがでしたか？ ほかにも「並べ替え」や「コメントを付ける」など、その機能のために頻繁にタブを切り替えているなら、クイックアクセスツールバーに登録することで時短できるかもしれません。ぜひ試してみてくださいね。
【エクセル時短】は「少しでも早く仕事を終わらせたい！」というビジネスパーソンのみなさんに、Excelの作業効率をアップするワザをお届けする連載です。毎週木曜日更新。
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