効果： 短縮 ミス防止 時短レベル：5

過去の文書ファイルを流用するより作業しやすく

テンプレートは使わず白紙の文書で始めるでは、既存のテンプレートは使わないと解説しました。一方で、自分が作成した報告書や企画書など、ひな形として使いまわす機会が多い文書は、自分用のテンプレートとして保存しておくと非常に便利です。

こうした文書は、過去の文書ファイルを開いて書き換えている人が多いでしょう。しかし、テンプレートにすると新規作成画面からすぐに呼び出せるため、ファイルを開くよりも速く文書作成を開始できます。また、編集後に誤って過去の文書を上書きしてしまうミスも防止できます。

よく使う文書の雛形をテンプレートとして保存する

保存したテンプレートを使って文書を新規作成する

自分の仕事に最適化されたテンプレートとして、過去に自分が作成した文書を活用しましょう。テンプレートとして保存するときには、あらかじめ書き換える部分を「○○○○」などの記号にしておくと編集しやすく、書き換え忘れのミスをなくせます。