レッスン5アイテム、フォルダー、ビュー

管理できる情報の種類を確認しよう

アイテムとビューの関係を知ろう

Outlookには「外観」という意味があります。Outlookで管理されるデータの1つ1つは「アイテム」と呼ばれ、どのフォルダーにあるかに応じて、Outlookが適切な外観を与えます。

この「フォルダーに応じてアイテムの見え方を変える」ものが「ビュー」です。メールが受信トレイに届き、予定を予定表に書き込むという操作は、これらのビューのおかげで分かりやすく操作できるようになっています。

「アイテムがあるフォルダーの種類によって見え方が変わる」という考え方は、今後、Outlookを使っていく上で、極めて重要な役割を果たします。

HINT Windowsのフォルダーと何が違うの?

Outlookのフォルダーは、Windowsで利用しているフォルダーと基本的な考え方は同じです。ただし、Outlookのフォルダーは、いくつかのデータファイルとして管理されています。Windowsにとっては、複数のファイルにすぎないということになります。

HINT ビューって何?

Outlookのアイテムが各フォルダーに表示されるときの見え方を「ビュー」と呼びます。フォルダー内に存在するアイテムが同じであっても、その見え方を変更することで、多彩な角度からアイテムを扱うことができます。

ちょうど、Windowsのフォルダーが、アイコンの表示形式や[名前順][日付順]などの並び順を変更できることに似ています。

Outlookで利用できるフォルダー

Outlookには、メールや予定、連絡先といった数多くの情報を効率よく管理するために、下の画面にあるようなフォルダーが用意されています。

情報の種類に応じたフォルダーに入れておくことで、最適の表示画面で内容を参照することができるのです。フォルダーを上手に使い分けて、Outlookで情報を管理していきましょう。

フォルダーごとの主なリボン

リボンの表示はOutlookのフォルダーの種類ごとに異なり、できる作業がコマンドボタンとしてまとめられています。またデザインもOutlook 2019とOffice 365のOutolookでは異なります。ここではOutlookに用意された各種タブとリボンを紹介します。

メールの[ホーム]タブ

Outlook 2019

Office 365のOutlook

予定表の[ホーム]タブ

Outlook 2019

Office 365のOutlook

連絡先の[ホーム]タブ

Outlook 2019

Office 365のOutlook

タスクの[ホーム]タブ

Outlook 2019

Office 365のOutlook

メール、予定表、連絡先、タスク、メモ、共通の[送受信]タブ

Outlook 2019

Office 365のOutlook

メールの[フォルダー]タブ

Outlook 2019

Office 365のOutlook

予定表の[フォルダー]タブ

Outlook 2019/Office 365のOutlook

連絡先の[フォルダー]タブ

Outlook 2019/Office 365のOutlook

タスクの[フォルダー]タブ

Outlook 2019/Office 365のOutlook