Outlookの予定表を使っている場合は、Teamsのビデオ会議はOutlookから予約しましょう。Teamsの予定表と連携され、参加者には参加用のURLがメールで送信されます。

ビデオ会議はTeamsの予定表からも予約できます。実際の画面とともに、操作手順を確認しておきましょう。

Teamsのビデオ会議は社外のユーザーも参加できます。相手のメールアドレスを指定することで、会議の招待メールを送信します。

メンバーからビデオ会議へ招待されたら、出欠を登録して予定を確定しましょう。［予定表］タブから参加の承諾や予定の確認ができます。

Teamsの予定表から参加するのが、もっともシンプルなビデオ会議の参加方法です。スピーカーやマイクなどの機器の設定も併せて行いましょう。

外部ユーザーとしてビデオ会議に参加する場合、主催者から招待してもらう必要があります。招待メールのURLから会議の待機画面へ行き、相手の承認後に参加できます。

外部ユーザーは「ゲスト」という扱いのため、会議前に一度「ロビー」で待機することになっています。参加の通知が届いたら、社内のメンバーが許可を出しましょう。

ビデオ会議のユーザー数が増えると、参加者が誰なのか分からなくなってしまいます。一覧を表示することで、誰が参加しているのか把握できるようにしましょう。

ビデオ会議は、あらかじめ予約していなくてもすぐに始めることが可能です。この方法では、会議を始めてから参加者を招待する手順になります。

会議が終了したら、参加しているビデオ会議から退出しましょう。赤いアイコンの［切断］をクリックすることで退出できます。

通話中にマイクのオン／オフを切り替え可能です。ショートカットキーを覚えておくと、会議での発言がよりスムーズになります。

ビデオ会議では、マイクと同様にカメラのオン／オフも自由に切り替えられます。表情が見えれば声だけよりも意思疎通がしやすくなりますが、人数が多い場合など不要なときはオフにするのがよいでしょう。

テレワークの際のビデオ会議などで、部屋の様子をあまり映したくないときがあります。Teamsでは、自分の背景を自動的にぼかす機能が備わっています。

Teamsでは「バーチャル背景」として好きな画像を利用できます。ぼかす機能と同様、背景を映したくない場合に便利な機能です。

ビデオ会議では、自分のデスクトップ全体をほかの参加者へ表示できます。共有しても大丈夫な画面であることを確認してから、実行することが大切です。

Teamsでは、デスクトップ全体だけでなく指定したウィンドウのみの画面共有も可能です。用途によって使い分けるようにしましょう。

ビデオ会議では、手書きとテキスト入力のできるホワイトボードを共有できます。簡単な図解や、会議で決まったことを参加者全員と共有する場合などに便利です。

Teamsでは、ビデオ会議で共有している相手の画面を遠隔操作できます。打ち合せをしながら共同で資料を作成する、といった使い方ができます。

ビデオ会議中に「手を挙げる」機能を使うと、相手側の画面にその様子が表示されます。簡単な意思確認や、発言をする合図として役立てましょう。

ビデオ会議の最中でもチャットを利用できます。メンションの利用やファイルの添付も可能です。

Teamsのビデオ会議では、［会議のメモ］から議事録を作成できます。ほかの参加者と共有でき、同時入力も可能です。

Teamsではビデオ会議の録画機能も備わっています。詳細な議事録を作成したい場合などに、参加者へ許可を取ってから実行しましょう。

録画したビデオ会議は、チャネルまたはチャットに登録されます。サムネイルをクリックすることで簡単に再生できます。

Teamsには複数人でのビデオ会議だけでなく、1対1で利用する「通話」の機能もあります。頻繁に連絡を取る相手は、短縮ダイヤルを追加しましょう。

［通話］の［連絡先］では、連絡先の登録や発信が可能です。短縮ダイヤルと連絡先は連絡する頻度で使い分けましょう。

Teamsの通話には［履歴］機能が備わっています。発着信の履歴を確認できるほか、そこから発信することも可能です。

相手からの着信は、画面への表示や音で通知されます。ショートカットキーも覚えておくと、通話への応答／拒否がスムーズになります。

Teamsの通話画面は、ビデオ会議時のものとほとんど変わりません。［切断］アイコンから通話を終了します。

Teamsでは相手が通話に出られない場合、音声のメッセージを録音できます。留守番電話のように、用件や折り返しの連絡についてを伝えましょう。

通話に出られずボイスメールを受け取った際は、できる限り早く確認するようにしましょう。［通話］タブの［ボイスメール］から再生できます。

Teamsでは、チャット画面からそのまま通話を開始できます。テキストでのやりとりよりも直接話すほうが早く話をまとめられそうな場合などに利用しましょう。